MyLawFirm® Info-Leisten
Maximal komprimierte Information und Direktnavigation (Teamarbeit im Kanzlei Workflow)
Für den Erfolg der Kanzleiarbeit, aber auch für den Komfort der Kanzleiarbeitsplätze ist von wesentlicher Bedeutung, wie reibungslos die Kanzleiabläufe organisiert sind.  Hierbei liegt die besondere Herausforderung darin, fortlaufend Aufgaben zu erledigen und neu entstehende Aufgaben jeweils geschickt und mit der zutreffenden Priorität in die Erledigungsabläufe einzuplanen.

LawFirm® enthält viele Hilfsmittel für die Planung und Ausführung von Aufgaben, wie etwa das Aufgabenplanungsfenster und das Dokumentenverwaltungsfenster.

Weiter finden sich in LawFirm® eine Reihe von Fenstern und Auswertungen zu Finanzaufgaben und zum Finanzstatus. Hierzu zählen z.B. das Arbeitsfenster zur Abrechnung von eingetragenen, aber noch nicht abgerechneten Gebühren, die Liste der Akten ohne Liquidation und der ‚zuletzt geprüft’ Bericht für Abrechnungen in Akten.

Diese Hilfsmittel lassen sich über das Menüsystem von LawFirm® und durch Knöpfe in LawFirm®-Fenstern erreichen.

Tipp: In der Broschüre "Digitale Sachbearbeitung -Teamarbeit mit Dokumenten und Aufgaben", die dem kostenlosen LawFirm®-Professional Testsystem beiliegt, finden Sie weitere Details zur Unterstützung der netzwerkweiten Zusammenarbeit - hier kostenlos anfordern...

(Sie können alle Bilder zum Vergrößern anklicken)

               

Noch schnellere Übersicht mit den MyLawFirm® Info-Leisten
Die neu konzipierten MyLawFirm® Info-Leisten geben jetzt dem Benutzer die Möglichkeit, auf einen Blick einen (synoptischen) Überblick über die offenen Aufgaben und den Handlungsbedarf in den verschiedenen Bereichen zu gewinnen, ohne das Menü zu benutzen oder in die betreffenden Fenster gehen zu müssen!

Beeinflusst wurde die Konzeption der MyLawFirm® Info-Leisten übrigens von den so genannten ‚gadgets’ (Mini-Anwendungen), das sind neuartige Info-Blöcke, die wohl Teil der nächsten Generation des Windows®-Betriebssystems (‚Vista’) sein werden. Auch wenn diese ‚gadgets’ auf völlig anderer Technik als LawFirm® beruhen und in erster Linie nicht für bürointerne, sondern für allgemein zugängliche Informationen (z.B. Nachrichten, Börsenkurse etc.) geplant sind, halten wir die Idee für richtig, Informationen zusammengefasst in kleinen, leicht erfassbaren Blöcken auf der Bildschirmoberfläche dem Benutzer zur Verfügung zu stellen (siehe dazu auch die erste Seite von www.kanzleirechner.de).

In den Info-Blöcken sind jeweils Informationen zusammengefasst, aus denen der Benutzer – mit einem einfachen Seitenblick - ersehen kann, ob im betreffenden Bereich Handlungsbedarf ist.

Durch Druck auf den "mehr..."-Knopf kann der Benutzer direkt in das betreffende Arbeitsfenster bzw. zu dem entsprechenden Arbeitsbericht wechseln, ohne das entsprechende Fenster im Menü aussuchen zu müssen.

Die in den Info-Blöcken enthaltenen Informationen können jederzeit durch Druck auf den "Aktualisieren"-Knopf aktualisiert werden.

Da die verschiedenen Info-Leisten aus Platzgründen nicht gleichzeitig angezeigt werden können, hat der Benutzer die Möglichkeit, über einen Rollbalken sehr einfach zwischen den Infoleisten zu wechseln.

 

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Ausblick
Wir sehen die MyLawFirm® Info-Leisten mit ihren maximal komprimierten Informationen und der Direktnavigation als den besten Weg, sowohl die Aufgabe der ‚Übersicht über Aufgaben und Kanzlei’ als auch die ‚Minimierung der aufgabenbezogenen Navigationswege’ auf einen optimalen Punkt für die LawFirm®-Kanzleien zu bringen.

Diese Erkenntnis aus der Konzeptionsphase der Info-Leisten war der Grund dafür, dass wir diese auch realisiert und dafür (sowie für die Anzeige der Berichte im Vollbild) die komplette Fenster- und Berichts-Steuerung in LawFirm® neu programmiert haben.

In künftigen LawFirm®-Upgrades wird die Nutzung der Info-Leisten noch relevant ausgeweitet werden: ein Schritt wird dabei die Implementierung weiterer Info-Blöcke zu weiteren Themen sein (z.B. zu Umsätzen, System-Informationen etc.).

 

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Info-Leisten für jeden Benutzer individuell frei definierbar
Beim ersten Programmstart erhält jeder Benutzer automatisch einen Standardsatz von Infoleisten und Infoblöcken, wobei es natürlich von seinen Benutzerrechten abhängt, welche Info-Blöcke für ihn zugänglich sind.

Da die Interessen an den verschiedenen Info-Blöcken abhängig von der Kanzleiorganisation und der Rolle in der Kanzlei sehr unterschiedlich sein kann, haben wir für die Info-Blöcke ein Werkzeug-Fenster realisiert, in dem der Benutzer die Infoleisten anders konfigurieren oder auch neue eigene Info-Leisten definieren kann. Dieses Fenster erreicht man über das Werkzeug-Symbol.

Info-Block Details: Ergebnisentwicklung
Der Info-Block ‚Ergebnisentwicklung’ zeigt eine Grafik, in der Einnahmen, Ausgaben (für Bilanzierer: Erlöse, Kosten) und der Saldo daraus (= Gewinn vor Steuern, Abschreibungen und weiteren Jahresabschlussbuchungen) für die letzten 4 Monate dargestellt ist.

Der Info-Block verweist auf das Grafikfenster von LawFirm®, in dem diese Auswertung für verschiedene Zeiträume dargestellt wird:

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Info-Block Details: Erinnerungen für heute
Der Info-Block ‚Erinnerungen für heute’ zeigt die Zahl der Erinnerungen des Tages für den aktuellen Benutzer, aufgelistet nach der Art der Aufgaben. Berücksichtigt werden dabei
  • alle Soforterinnerungen zu nicht erledigten Aufgaben des Benutzers
  • sonstige Erinnerungen des Benutzers, die am aktuellen Tag fällig und noch nicht abgelaufen sind (spätere Erinnerungszeit + Wiederholerinnerungen).

Der "mehr..."-Knopf führt in das neue Erinnerungsfenster, von dem aus alle Tageserinnerungen abgearbeitet werden können

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Info-Block Details: Aufgaben bis in 7 Tagen
Der Info-Block ‚Aufgaben bis in 7 Tagen’ zeigt die nicht erledigten Aufgaben (Wiedervorlagen, Bearbeiter-Aufgaben, Mitarbeiter-Aufgaben, Zu führende Telefonate, eingegangene Anrufe, Notizen) des Benutzers, die bis in 7 Tagen fällig sind. Aus Gründen der Sicherheit werden auch alle zeitlich abgelaufenen Aufgaben aufgeführt, die der Benutzer noch nicht als erledigt gekennzeichnet hat.

Der "mehr..."-Knopf führt in das Aufgabenverwaltungsfenster mit entsprechender Einstellung für den Benutzer.

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Info-Block Details: Dokumentaufgaben
Der Info-Block ‚Dokumentaufgaben’ listet die Zahl der offenen Dokumente in den elektronischen Arbeitsmappen des Benutzers auf. Dabei kann es sich um selbsterstellte (Word-)Dokumente handeln, aber genauso auch um eingegangene Computerfax-Dokumente, Digitale Diktate (Sprachaufzeichnungen / Spracherkennungs-Sitzungen), gescannte Eingangspost, Nachrichten der Gerichte über das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA), im EDA Mahnverfahren, aber auch PDF-Dokumente, Videos oder sonstige Dateien in beliebigen Formaten - alle in einer gemeinsamen, einheitlichen Benutzeroberfläche!

Der "mehr..."-Knopf führt in das Dokumentenverwaltungsfenster, eingestellt auf die elektronischen Arbeitsmappen des Benutzers:

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Info-Block Details: Termine/Fristen bis in 7 Tagen
Der Info-Block ‚Termine/Fristen bis in 7 Tagen’ zeigt die nicht erledigten Termine und Fristen des Benutzers, die bis in 7 Tagen fällig sind. Aus Gründen der Sicherheit werden auch alle zeitlich abgelaufenen Termine/Fristen aufgeführt, die der Benutzer noch nicht als erledigt gekennzeichnet hat.

Der "mehr..."-Knopf führt in das Aufgabenverwaltungsfenster mit entsprechender Einstellung für den Benutzer.

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Info-Block Details: Gebühren abzurechnen
Der Infoblock ‚Gebühren abzurechnen’ verweist zusammengefasst auf die Werkzeuge in LawFirm®, mit denen Sie eine lückenlose und zeitnahe Abrechnung von Gebühren sehr einfach sicherstellen können (und zwar ohne die ‚berüchtigten’ Jahres-Aktionen ‚Alle Akten in den Aktenböcken und Regalen durchzusehen’); diese sind jeweils über den entsprechenden "mehr..."-Knopf zu erreichen:
  • die Summe der Gebühren, die in Akten eingetragen, aber bisher noch nicht abgerechnet wurden sowie das Arbeitsfenster (Workflow-fenster) dazu
  • die Zahl und das Arbeitsfenster (Workflow-Fenster) zu den Akten, in denen Mandanten sind und die nicht zu der Abrechnungsart ‚NICHT’ gehören
  • die Zahl und das Arbeitsfenster (Workflow-Fenster) zu den Akten, bei der die letzte Prüfung auf abrechenbare Gebühren (‚zuletzt geprüft’) mehr als 30 Tage zurückliegt

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Info-Block Details: Offene Posten
Der Info-Block ‚Offene Posten’ zeigt die Summe der Liquidationen, die gemahnt werden müssen und verweist auf das Arbeitsfenster zu Mahnungen. Außerdem verweist der Info-Block auf die Aktenkonten-Saldenliste (‚Offene Fremdgelder, Auslagen, Honorare’) sowie auf die Liste der offenen Liquidationen:

(Die Summen aus den beiden Arbeitslisten werden im Infoblock nicht – zeitaufwändig -angezeigt, weil Lawfirm® alle Zahlen exakt aus den aktuellen Kontierungen ermittelt und nicht auf archivierte Archiv-Werte zurückgreift)

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Detail-Informationen im LawFirm®-Professional Testsystem
Ausführliche Details zur Zusammenarbeit mit den Dokumenten-Workflowfunktionen, den - exklusiv in LawFirm® vorhandenen - elektronischen Arbeitsmappen und dem Aufgabenmanagement finden Sie in der - dem kostenlosen LawFirm®-Professional Testsystem beiliegenden - Broschüre "Digitale Sachbearbeitung - Teamarbeit mit Dokumenten und Aufgaben".

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