LawFirm® unterstützt die mobile Kanzleiarbeit
– ohne Kompromisse

Mit LawFirm® werden Tablets und Notebooks zum idealen externen Anwaltsarbeitsplatz bei Gericht, bei Mandanten, im Homeoffice, im Zug, im Hotel usw.

Ist ein mobiler Zugriff nur auf die Dokumente der Akte nötig, so geht das sogar ohne Internetzugang.

Auch die unbequeme Bedienung (ständiges horizontales und vertikales Fenster-Rollen) bei kleineren Bildschirmen (Tablet, XL-Smartphone) gehört der Vergangenheit an:

Die exklusive Zoom-Funktion in LawFirm® passt nicht nur den äußeren Programm-Rahmen, sondern – exklusiv – auch die einzelnen Elemente in den LawFirm® Fenstern der aktuellen Bildschirmgröße automatisch an. Das ermöglicht die zügige Arbeit auf Bildschirmen jeder Größe, wie z.B.

  • Desktop-Monitoren,
  • Notebooks,
  • Tablets,
  • sogar auf  einem XL-Smartphone.

Public Cloud und Private Cloud

Neue Anwaltsprogramme werden heute oft als Systeme in der Public Cloud angeboten. Wie bei allen Cloud-Systemen liegt ein Hauptvorteil in deren Flexibilität: sie können von jedem Ort der Welt benutzt werden, an dem ein brauchbarer Internetzugang besteht.

Wichtig ist dabei, dass auch bei einem Kanzleiprogramm in der Cloud die Programmfunktionen entscheidend sind: je besser und umfassender die Funktionen ausgebaut sind, desto komfortabler und schneller gestaltet sich der Tagesbetrieb. Die Programmfunktionen von LawFirm® können auch im Cloud-Betrieb genutzt werden (s.u.).

Zu unterscheiden sind drei Arten von Cloud-Systemen:

Die Public Cloud, bei der die Anwaltssoftware auf dem Server eines Internet-Providers liegt und die komplette Administration von dem Programmanbieter durchgeführt wird.  Der organisatorische Aufwand für den Betrieb ist (abgesehen von vorgeschriebenen Datenschutz-Maßnahmen und -Kontrollen) sehr gering, die Kosten sind zumeist in einer Monatspauschale je Arbeitsplatz zusammengefasst. Internet-Störungen und Einschränkungen wirken sich unmittelbar auf die generelle Verfügbarkeit des Programms aus.

Bei der Private Cloud liegt das Programm dem gegenüber auf einem eigenen Server in den Räumen der Kanzlei. Die Administration und die Sicherstellung des Betriebs wird von dem Techniker der Kanzlei durchgeführt. Datenschutz-Anforderungen können direkt in der Kanzlei erfüllt werden. Bei Störungen und Einschränkungen des Internets bleibt zu jeder Zeit ein lokaler Betrieb in den Kanzleiräumen möglich.

Eine Mischform ist die sogenannte Public-Private-Cloud, bei der das Anwaltsprogramm auf einem eigenen Server der Kanzlei bei einem Internet-Provider betrieben wird und die Programmverwaltung von dem Techniker der Kanzlei durchgeführt wird.

LawFirm® (in der Enterprise-Version) kann sowohl in der Private Cloud als in der Public-Private-Cloud genutzt werden.

Live-Arbeit mit LawFirm® online über das Internet

Steht eine Internet-Verbindung zur Verfügung, so kann uneingeschränkt Online gearbeitet werden, z.B.

  • im Home-Office,
  • an weiteren Kanzlei-Standorten,
  • bei Gericht,
  • bei externen Terminen (Mandant, Besprechungen, Konferenz)
  • am Flughafen und Bahnhof
  • im Zug (teilweise sogar im Flugzeug)

und natürlich mit einem mobilen Rechner auch im Besprechungszimmer, so dass das Sekretariat – ohne zu stören – dringende Informationen z.B. zu eingegangenen Telefonaten direkt auf den Anwaltsrechner senden kann (per ‚Soforterinnerung‘ in LawFirm®)

Mobile Akte mit Kopien der einzelnen Dateien

Werden unterwegs (alle oder ausgewählte) Original-Dateien einer Akte benötigt, so können diese auf das Tablet oder Notebook per Knopfdruck kopiert werden.

LawFirm® fügt dabei automatisch eine mobile Kopie des LawFirm®-Dokumenten-Viewers für Windows hinzu. Mit dem Viewer gewinnt man leicht einen Überblick über die Akte und kann die Dokumente sortieren und jeweils einzeln öffnen.

Intelligente PDF-Lesekopie von Dokumenten der Akte

Bei LawFirm®-Anwendern besonders beliebt ist die (seit dem LawFirm®-Upgrade Januar 2019 mögliche) Zusammenfassung der benötigten Dokumente  in einer PDF-Datei als Lesekopie.

Automatisch eingefügte ‚Lesezeichen‘ am Beginn jedes Dokuments erlauben ein schnelles ‚Blättern durch die Akte‘.

Die Orientierung in der Akte ist einfach, weil jedes Lesezeichen den Kommentartext enthält, den der Benutzer in LawFirm® selbst vergeben hat.

Zur Vorbereitung eines Termins können wichtige Textstellen mit den Werkzeugen des PDF-Programms markiert oder mit Kommentaren versehen werden (das geht auch mit dem kostenlosen Acrobat-Reader).

Für die Arbeit im Termin stehen außer den Lesezeichen die PDF-Suchfunktionen (Strg + f) zur Verfügung.

Die PDF-Lesekopie in LawFirm® wird auch gerne für die Information von Mandanten und anderen Dritten genutzt.

Das ist deutlich einfacher und schneller als die manuelle Arbeit mit der Papierakte.

Kommunikation direkt zu Aufgaben

Besonders nützlich bei der mobilen Arbeit ist die Sofort-Erinnerungs-Funktion in den Aufgaben-Fenstern. Aufgaben, die mit Sofort-Erinnerung eingetragen werden, erscheinen innerhalb von 1 Minute unterwegs auf dem LawFirm®-Bildschirm des/der adressierten Benutzer.  Das sind die in der betreffenden Akte eingetragenen  Bearbeiter1 und Bearbeiter2. Statt dessen kann bei der Aufgabe auch ein Benutzer direkt angegeben werden.

Hat der betreffende Benutzer zu dieser Zeit sein LawFirm®-System nicht offen, so erscheint die Sofort-Erinnerung bei ihm sofort bei seinem nächsten LawFirm®-Start.

Damit kann das Sekretariat den Anwalt bei dringenden Aufgaben direkt im Kontext informieren. Der Anwalt kann damit von unterwegs auch Verfügungen an das Sekretariat übermitteln. Das alles ohne Telefonate und ‚Zettelwirtschaft‘ und zu jeder Zeit auch außerhalb der Bürostunden.

Natürlich können Sofort-Erinnerungen auch nachträglich eingetragen werden, z.B. um den Anwalt unterwegs an eine bald ablaufende Frist zu erinnern.

Mit dem ‚Antworten-Knopf‘ kann der adressierte Benutzer sofort auf die Aufgaben-Meldung reagieren und den Absender der Aufgabe z.B. bitten, Weiteres zu veranlassen. Antworten können auch  mehrmals hintereinander gesendet werden, so dass damit ein aufgaben-bezogener Chat direkt in LawFirm® möglich ist.