Elektronisches Mahnverfahren (EDA) mit EGVP / Anwaltspostfach (beA)
EDA/EGVP-Integration und Automation ohne Zusatzkosten ...

Aktuell: das EGVP wird seinen Betrieb zum 01.01.2018 einstellen und dann durch ein besonderes elektronisches Anwaltspostfach (beA) ersetzt.

Komfortable Funktionen für die Erstellung maschinenlesbarer MB-Anträge über EGVP und Diskette sind - ohne Zusatzkosten ("All-In-System": auch für Softwarepflege-Kunden kostenlos!)

– seit der Version 8.2o Bestandteil von LawFirm® schon in der Standard-Version;

– ab Version 8.2p auch mit der neuen Dateiversion EDA 4.0.0 (Gerichte senden Antwortnachrichten ab 01.01.2011 nur noch in diesem Format).

– Info in der September-Ausgabe 2008 des Bayerischen AnwaltBriefs: Artikel zum Download

Das Wichtigste vorab:

Aufzählung

Flexibel: Komplette Unterstützung beliebig vieler EGVP Postfächer

Aufzählung

Automatisiert: Übernahme der Postfachdaten per Knopfdruck aus dem EGVP,

Aufzählung

Umfassend: Verwaltung beliebig vieler Kennziffern für RAe / Gerichte (für Bürogemeinschaften)

Aufzählung

Sicher: automatische MB Plausibilitätsprüfung + einfache Korrekturen per Doppelklick

Aufzählung

Einfach: alle MB-Anträge für alle Gerichte mit 1 Knopfdruck in EGVP-Daten

Aufzählung

Übersichtlich: ToDo Fenster für alle offenen Arbeiten im Mahnverfahren

Aufzählung

Komfortabel: keine manuelle Suche nach / in EGVP Dateien erforderlich

Aufzählung

Intelligent: Vollautomatische Extraktion und Zuordnung aller Eingangs-Nachrichten aus EGVP und EDA-Disketten

Aufzählung

Benutzerfreundlich: alle Arbeitsschritte bis zur MB-Bereitstellung vor Versendung korrigierbar

Aufzählung

Integriert: alle Informationen über Bearbeitungsstatus im MB-Verfahren auch im Forderungskonto

Aufzählung

Auf einen Blick: Kontrollfenster für Verfolgung offener MB-Anträge (EGVP und EDA-Disketten)

Aufzählung

Transparent: automatische Dokumentation erledigter Arbeitsschritte beim MB-Antrag und Antworten darauf

Aufzählung

Teamfähig: bei Teambearbeitung von Mahnverfahren bei Bearbeiterwechseln keine Übergabe erforderlich

Aufzählung

Alle Anwendungsbereiche: Einfache und rationelle Bearbeitung auch bei großen Antragszahlen

Aufzählung

Informiert: Gedruckte EDA/EGVP-Broschüre mit umfassenden Informationen und Tipps

Zusammengefasst: das Problem und die Lösung in LawFirm®

Elektronisches Mahnverfahren (EDA) per EGVP oder Diskette - grafische Übersichten:
Elektronisches Mahnverfahren (EDA) mit LawFirm - MB-Anträge an die Mahngerichte per EGVP oder Diskette (97kB)

 

Elektronisches Mahnverfahren (EDA) mit LawFirm - Antworten der Mahngerichte per EGVP oder Diskette (102kB)
Flexibel: Komplette Unterstützung beliebig vieler EGVP Postfächer
Automatisiert: Übernahme der Postfachdaten per Knopfdruck aus dem EGVP
 

 

 

(bitte zum Vergrößern anklicken ...)

Umfassend: Verwaltung beliebig vieler Kennziffern für RAe / Gerichte (für Bürogemeinschaften)
 

Sicher: automatische MB Plausibilitätsprüfung + einfache Korrekturen per Doppelklick
 

 

 

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Einfach: alle MB-Anträge für alle Gerichte per Knopfdruck in EGVP-Daten
 

 

 

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Übersichtlich: ToDo Fenster für alle offenen Arbeiten im Mahnverfahren
 

 

(bitte zum Vergrößern anklicken ...)

 

Komfortabel: keine manuelle Suche nach / in EGVP Dateien erforderlich
Intelligent: Vollautomatische Extraktion und Zuordnung aller Eingangs-Nachrichten aus EGVP und EDA-Disketten
 

 

 

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Benutzerfreundlich: alle Arbeitsschritte bis zur MB-Bereitstellung vor Versendung korrigierbar
 

 

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Integriert: alle Informationen über Bearbeitungsstatus im MB-Verfahren auch im Forderungskonto
 

 

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Auf einen Blick: Kontrollfenster für Verfolgung offener MB-Anträge (EGVP und EDA-Disketten)
Transparent: automatische Dokumentation erledigter Arbeitsschritte beim MB-Antrag und Antworten darauf
 

 

 

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Teamfähig: bei Teambearbeitung von Mahnverfahren bei Bearbeiterwechseln keine Übergabe erforderlich
Alle Anwendungsbereiche: Einfache und rationelle Bearbeitung auch bei großen Antragszahlen
 

In LawFirm® sind an verschiedenen Stellen Unterstützungsfenster für die Serienbearbeitung der neuen Mitteilungen im Mahnverfahren vorgesehen:
 

Nachrichten des Gerichts über EDA-Arbeitsfenster

Neue per EDA eingetroffene Eingangsnachrichten der Gerichte können über die Registerkarte „4. Bearbeiten: EDA-Eingänge“ des Fensters für das EDA Mahnverfahren abgearbeitet werden. Ein Direktsprung zur betreffenden Akte bzw. zu dem zugrunde liegenden Forderungskonto ist über entsprechende Knöpfe möglich.

Wenn eine Nachricht bearbeitet wurde, kann sie dort als „Erledigt“ gekennzeichnet werden, so dass das Arbeitsfenster nur die tatsächlich noch offenen „ToDo’s“ enthält:

(bitte zum Vergrößern anklicken ...)
 

Nachrichten des Gerichts über Dokumentaufgaben (P)

Die über EDA neu eingetroffenen Nachrichten wurden in Dokumente umgewandelt und in den elektronischen Akten gespeichert – zusätzlich auch zur Adresse des Mahngerichts.

Diese Dokumente werden als Grundlage für die weitere Arbeitsverteilung auch in der Arbeitsmappe „Neue Dokumente“ im Bereich der Dokumentaufgaben gespeichert (als Anzahl sichtbar über die MyLawFirm® Infoleiste):


 

Forderungskonto-Bearbeitung über Forderungskonten-Arbeitsfenster

Unabhängig von den Nachrichten des EDA Mahnverfahrens erlaubt das Forderungskonten-Arbeitsfenster (LawFirm® Menü „Akten / Forderungskonten bearbeiten“) eine Serienbearbeitung von Forderungskonten; die angezeigte Arbeitsliste kann zeilenweise mit Doppelklick abgearbeitet werden.

Informiert: Gedruckte EDA/EGVP-Broschüre mit umfassenden Informationen und Tipps
Der LawFirm® Benutzerdokumentation liegt eine  EDA-Mahnverfahren- / EGVP-Broschüre bei: Umfassende schriftliche Dokumentation zur Einrichtung der EGVP-Software und Benutzung der in LawFirm® integrierten EDA-Funktionen und der Workflows in der Team-Bearbeitung von Mahnsachen.

Tipp: die Broschüre "Digitale Sachbearbeitung -Elektronisches Mahnverfahren (EGVP und Disketten)" liegt auch dem kostenlosen LawFirm®-Professional Testsystem bei - hier kostenlos anfordern...

 

 

 

Elektronischer Daten-Austausch (EDA), EGVP Integration - das Problem

Nach der ab dem 1.12.2008 geltenden Neufassung des § 690 Abs. 3 ZPO dürfen Rechtsanwälte Mahnbescheide nur noch in maschinenlesbarer Form beantragen.  Maschinenlesbar in diesem Sinne sind:

  • EDA-Dateien per Diskette (außer AG Bremen)

  • EDA-Dateien per EGVP-Software

  • (Unterschriebene) Barcode-Blätter, die über das ‚Online-Mahnverfahren‘ durch Eintippen in ein Internet-Formular und Ausdrucken erzeugt wurden

Daraus ergeben sich neue Aufgabenstellungen für die Anwaltskanzleien:
 

a) Wenn die Mahnbescheidsdaten nicht - sehr aufwändig - manuell im Internet eingetippt werden sollen (www.online-mahnverfahren.de), kann die Antragstellung also nur durch Übersendung von EDA-Mahnbescheidsdateien auf Diskette oder über das EGVP geschehen. Anwender einer Anwaltssoftware haben bereits alle für den MB-Antrag relevanten Daten in ihrem System. Es gilt dann "nur" noch, diese in das EDA Dateiformat zu bringen (LawFirm® unterstützt die aktuell (seit 01.07.2008) gültige Dateiversion EDA V3.3.0).
 

b) Antworten des Gerichts werden dann an die Kanzlei auf dem Weg übermittelt, der beim Zulassungsantrag zum EDA-Mahnverfahren als Transportweg angegeben wurde. Auch diese Antworten sind im - manuell unleserlichen - EDA Dateiformat und müssen elektronisch eingelesen werden.
 

Eine weitere neue Aufgabenstellung ergibt sich daraus, dass es in einem elektronischen Daten-Austausch (EDA) Verfahren vielfältige Möglichkeiten des Datenverlusts gibt, die im Papierverfahren eher unwahrscheinlich sind, wie z.B.:
  • einzelne Mahnanträge wurden nicht in eine EDA Datei geschrieben.
  • Einzelne EDA Dateien wurden nicht an das Gericht versendet.
  • EDA Dateien sind im System des Gerichts "verloren gegangen" und werden nicht beantwortet.
  • Eingegangene Dateien des Gerichts wurden nicht im Kanzleisystem eingelesen.
  • Die Zuordnung zu den ausgesendeten Anträgen/Dateien wurde vergessen.
  • ...
c) Für die Teilnehmer am EDA Mahnverfahren ist es daher essentiell wichtig, eine umfassende Kontrolle aller relevanten kanzlei-internen Arbeitsschritte aufzusetzen und für alle elektronisch versendeten Anträge die zeitnahe Bearbeitung und Beantwortung durch das Gericht zu prüfen. Ein "verlorener" MB-Antrag kann erheblichen wirtschaftlichen Schaden verursachen.
Besonderheiten der Lösung in LawFirm:

In LawFirm® wurden viele Sicherheitsfunktionen und - soweit wie möglich - eine enge Integration zwischen Mahnbescheidsdaten in LawFirm® und den Eingangs- und Ausgangsdaten im EGVP sowie automatische Abläufe realisiert:

Aufzählung

bei der Einrichtung des Elektronischen Mahnverfahrens in LawFirm® werden die in EGVP eingestellten Postfachdaten per Knopfdruck aus dem EGVP in LawFirm® übernommen

Aufzählung

Alle Arbeiten an Mahnanträgen und Gerichtsnachrichten hierzu erfolgen in LawFirm® (per Knopfdruck) für alle Gerichte gemeinsam (nach EGVP-Postfächern und nicht – wie bei manchen anderen Systemen, die an dem überholten Profimahn-System orientiert sind – zwingend einzeln für jedes Gericht)

Aufzählung

Die Bereitstellung von Mahnbescheidsdaten für das EDA-Verfahren ist in LawFirm® so einfach wie beim Papierverfahren (nur ein Knopfdruck)

Aufzählung

Bei Bereitstellung von Mahnbescheidsdaten wird von LawFirm® automatisch eine Plausibilitätsprüfung der Daten vorgenommen; werden hierbei Fehler festgestellt, öffnet sich automatisch ein Korrekturfenster, in dem die Fehler aufgelistet werden; per Doppelklick kommt man von dort aus direkt zu den Eingabefenstern der fehlenden / unplausiblen Daten

Aufzählung

Im EGVP Posteingang oder auf Diskette eingegangene Nachrichten der Gerichte werden auf Knopfdruck eingelesen, den ausgegangenen Anträgen zugeordnet (automatisches Erledigen) und an die verschiedensten Stellen in den LawFirm® Daten automatisch verteilt.
(Details hierzu finden Sie weiter unten)

Aufzählung

Alle im Zusammenhang mit dem Elektronischen Mahnverfahren bzw. EGVP in LawFirm® offenen Arbeiten werden in LawFirm®-Arbeitsfenstern dargestellt.

Aufzählung

Besonderheit von LawFirm®: in keinem Fall ist ein manuelles Auffinden oder Zuordnen von EDA-Dateien nötig, zur Prüfung von offenen Arbeiten genügt ‚ein Blick‘ in die entsprechenden LawFirm®-Fenster !

Aufzählung

Die Übergänge von Arbeitsschritt zu Arbeitsschritt werden von LawFirm® automatisch dokumentiert; manuelle Einträge sind insofern nicht nötig (aber, zu einfacheren bearbeitungsbedingten Korrekturen, in vielen Fällen möglich).

Aufzählung

Informationen über den Bearbeitungsstatus jedes MB-Antrags finden sich nicht nur in dem Fenster zum EDA-Mahnverfahren, sondern auch in der Forderungskonto-Historie des entsprechenden Forderungskontos.

Aufzählung

Alle Kontrollaufgaben werden zusammengefasst in einem Kontrollfenster dargestellt; auch insofern genügt in LawFirm® ‚ein Blick‘.

Aufzählung

die Funktionen für das EDA Mahnverfahren sind in allen LawFirm®-Versionen (schon ab LawFirm®-Standard!) ohne Zusatzmodul-Kosten verfügbar; alle LawFirm®-Kanzleien mit Softwarepflege haben diese Programm-Funktionen und die ausführliche Dokumentations-Broschüre im Rahmen des Upgrades auf die Version 8.2o ohne Zusatzkosten erhalten.

Zusammengefasst ist in LawFirm® eine so weit wie möglich automatisierte Lösung enthalten, die auch bei einem hohen Antragsvolumen und Teamarbeit mit wechselnden Zuständigkeiten eine einfache, schnelle und sichere Bearbeitung von Mahnverfahren möglich macht.

 

Tipp: In der Broschüre "Digitale Sachbearbeitung -Elektronisches Mahnverfahren (EGVP und Disketten)", die dem kostenlosen LawFirm®-Professional Testsystem beiliegt, finden Sie weitere Details zum EDA Mahnverfahren mit LawFirm® - hier kostenlos anfordern...

Automatische Zuordnung & Speicherung der eingegangenen EDA Nachrichten

Wie oben schon erwähnt, werden bei der Abholung / beim Einlesen neu eingegangener Verfahrensnachrichten automatisch verschiedenste Stellen in den Law­Firm® Daten gepflegt:

  • Eintrag in der Forderungskonto-Historie des jeweiligen Forderungskontos:

     

  • Eintrag eingegangener Quittungsdateien als Dokument zur „elektronischen Adresse“ des jeweiligen Mahngerichts (LawFirm®-Menü „Elektronische Akte“ (P) ):

     

  • Eintrag versendeter Anträge (unten "MB bereitgestellt") und eingegangener Verfahrensnachrichten zur jeweiligen „elektronischen Akte“ (LawFirm®-Menü „Elektronische Akte“), hier alternativ die Anzeige in der Aktenhistorie (einfach zu öffnen per Doppelklick):

Elektronisches Mahnverfahren (EDA) und Dokumentenworkflow in LawFirm® (P)
 

Teamarbeit im Mahnverfahren mit den Dokument-Aufgaben in LawFirm®

Die zu den neu eingegangenen Verfahrensnachrichten erzeugten Dokumente werden in der elektronischen Arbeitsmappe „Neue Dokumente“ eingetragen (als Grundlage für eine weitere Delegation / Arbeitsverteilung über LawFirm®):

 

Die neu eingegangenen Dokumente sind natürlich auch in den MyLawFirm® Info-Leisten als „ToDo“-Anzeige ständig links neben dem LawFirm®-Arbeitsfenster auf einen Blick zu sehen:

Viele zuvor manuell erforderliche Schritte können also entfallen; Kanzleien mit größerem Antragsvolumen profitieren hierdurch von dem zunächst hohen Aufwand zur Nutzung des elektronischen Mahnverfahrens.

 

Tipp: In der Broschüre "Digitale Sachbearbeitung -Teamarbeit mit Dokumenten und Aufgaben", die dem kostenlosen LawFirm®-Professional Testsystem beiliegt, finden Sie weitere Details zur Unterstützung der netzwerkweiten Zusammenarbeit - hier kostenlos anfordern...

Detail-Informationen im LawFirm®-Professional Testsystem
Ausführliche Details zum Elektronischen Mahnverfahren mit dem EGVP oder per Diskette und zur Beschaffung und Einrichtung der erforderlichen Voraussetzungen (EGVP-Software, Digitale Signatur, Chipkarten-Leser, etc.) finden Sie in der - dem kostenlosen LawFirm®-Professional Testsystem beiliegenden - Broschüre "Digitale Sachbearbeitung - Elektronisches Mahnverfahren (EGVP und Disketten)".

Das LawFirm®-Professional Testsystem können Sie hier kostenlos und unverbindlich anfordern...