Testsystem Info      Testsystem online anfordern   

 

LawFirm® Dokument-Anzeige mit dynamischer Baumstruktur und Filterung

Mit dem Upgrade auf die LawFirm® Version 8.2n (Dezember 2007) wurde die LawFirm® Dokument-Anzeige für die Digitale Sachbearbeitung in der "Kanzlei ohne Papierumlauf" um verschiedene neue Funktionen, sowie dynamische Gliederungs- (Anzeige der Dokumentenlisten in einer Baumstruktur) und Filteroptionen erweitert:

Nachfolgend sehen Sie einige Beispiel-Screenshots der Dokumentenliste (in der Anzeige der elektronischen Akteninhalte rechts neben dem Preview- und Arbeits-Bereich für das gerade ausgewählte Dokument) zur Illustration der verschiedenen neuen Gliederungsmöglichkeiten. Die Gliederung derselben Dokumente kann in den verschiedenen Kontexten (Akte, Adresse, Arbeitsmappe/Dokumentenworkflow) unterschiedlich sein. Die Dokumente sind also nicht fest in eine Ordnerstruktur einsortiert, sondern können je nach Verwendungszweck in der Anzeige dynamisch nach ihren Indexdaten in einer Baumstruktur gegliedert werden.

 

Zunächst finden Sie hier eine komplette Darstellung der LawFirm® Dokument-Anzeige inklusive des angezeigten/bearbeiteten Dokuments - hier ein mit LawFirm eingescanntes Schreiben des Landgerichts Köln (im Beispiel ist die Baumstruktur nach Registernummer und dann nach dem in Quartale zusammengefassten Erstelldatum der Dokumente gegliedert).

Die Beispiele weiter unten zeigen verschiedene alternative Gliederungsmöglichkeiten - z.B. zur Gliederung umfangreicher Akten oder auch zur Strukturierung von Mustersammlungs-Akten im Wissensmanagement / Know-How-Management:

 

Elektronische Akte / Dokumentenmanagement - Dokumenten-Viewer + dynamische Baumstruktur - DMS, Dokumentenmanagement, Dokumentenworkflow, Archiv

 

 

 

In den folgenden Beispiel-Ansichten wird jeweils nur der Streifen am rechten Fensterrand dargestellt. Es handelt sich dabei nur um Beispiele - die flexiblen Einstellmöglichkeiten der Dokument-Anzeige lassen noch viele weitere Anzeigemöglichkeiten zu, zwischen denen man auch - wenn sie einmal gespeichert sind - sehr schnell und einfach hin- und herschalten kann:

 

Elektronische Akte / Dokumentenmanagement - Dokumenten-Viewer + dynamische Baumstruktur - DMS, Dokumentenmanagement, Dokumentenworkflow, Archiv

 

 

Im hier gezeigten Beispiel wurden dem Kommentartext der einzelnen Dokumente Gliederungsangaben in juristischer Schreibweise vorangestellt.

Die dynamische Baumstruktur-Anzeige wurde verwendet, um die Dokumente zunächst nach den ersten beiden Ebenen dieser Gliederungsangaben in Ordner einzuteilen. Innerhalb dieser Gliederung sind die Dokumente nach nach den Adressaten gegliedert.

Als Sortierspalte (innerhalb der Ordnerstruktur) wurde das Erstell-Datum in absteigender Reihenfolge eingestellt (erkennbar an der ">" Markierung der Spaltenüberschrift)

Elektronische Akte / Dokumentenmanagement - Dokumenten-Viewer + dynamische Baumstruktur - DMS, Dokumentenmanagement, Dokumentenworkflow, Archiv

 

 

Das zweite Beispiel zeigt eine Gliederung nach Registernummer und Adressat, wie sie z.B. für den Aufruf aus dem Kontext einer elektronischen Arbeitsmappe sinnvoll ist.

In einer elektronischen Arbeitsmappe werden Akten- und Adressen-übergreifend Dokumente und Dateien ...

unabhängig von ihrer technischen Quelle (Email, Faxeingang, digitales Diktat, eingescanntes Eingangsdokument, Videoclip, Internet-Link, sonstige externe per Drag & Drop zugeordnete Datei etc.) ...

nach ihrem Sachbearbeitungszustand angezeigt (Posteingang, neu erstellte Dokumente zur Prüfung, digitale Diktate zum Schreiben, Dokumente mit Mitarbeiter-/Bearbeiter-Verfügungen, etc.). Im Normalfall enthält die angezeigte Dokumentliste den Arbeitsvorrat des angemeldeten Benutzers.

 

 

Elektronische Akte / Dokumentenmanagement - Dokumenten-Viewer + dynamische Baumstruktur - DMS, Dokumentenmanagement, Dokumentenworkflow, Archiv

 

 

Die Baumstruktur-Anzeige in diesem Beispiel wurde verwendet, um die Dokumente zunächst nach dem Erstelldatum, zusammengefasst in Jahren und dann nach den ersten beiden Ebenen der Kommentar-Gliederungsangaben in Ordner einzuteilen.

Innerhalb der so entstandenen "virtuellen" Ordner sind die Dokumente auch in diesem Fall absteigend nach dem Erstelldatum sortiert.

Eine solche Gliederungsform ist z.B. für Wissensmanagement-"Pseudoakten" sinnvoll, wenn es neben der thematischen Gliederung der Dokumente, Artikel, Links und Fundstellen auch auf das Datum der jeweiligen Quelle ankommt. Die oben angesprochenen "virtuellen" Ordner bilden dann zusammengefasst die sogenannte "Knowledge Base" der Kanzlei.

Der Einsatz im Know-How Management wird noch durch weitere Funktionen unterstützt, wie z.B. dem einfachen Import von Dokumenten, Fundstellen und Links per Drag & Drop sowie durch die Volltextsuche im Dokument-Inhalt mit der LawFirm® Search Engine.