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Tipp: E-Mail Arbeitsabläufe im LawFirm® Dokumentenmanagement (DMS)
 
Tipp zu optimalen Arbeitsabläufen in der Arbeit mit der E-Mail Integration in LawFirm® (Service-Mitteilung vom 16.11.2011)


aktualisiert am 18.04.2012 (Neuerungen mit der LawFirm Version 8.2p-4)

aktualisiert am 03.11.2014 (Neuerungen mit der LawFirm Version 8.2s; Drag & Drop Export)
 

Zusammenarbeiten mit E-Mails, schnell und einfach:

Seit der LawFirm®-Version 8.2p (Juli 2010) hat sich durch zwei Maßnahmen die Arbeit mit der E-Mail Integration nochmals erheblich vereinfacht:

  • Eine sehr intelligente Mustererkennung für Aktenzeichen (Registernummern) in Ordnern, Dateinamen und - bei Outlook E-Mails - irgendwo im E-Mail Betreff automatisiert die Akten-Zuordnung beim Importieren in die Elektronische Akte und der Übergabe in den Bearbeitungs-Ablauf (Workflow) mit den Dokumentaufgaben in der MyLawFirm-Infoleiste (also den Elektronischen Arbeitsmappen).

  • Bei der Erstellung von E-Mails aus dem Aktenkontext über das Kontaktdaten-Symbol () sorgt LawFirm® dafür, dass der E-Mail Betreff bereits ein Aktenzeichen enthält (und damit auch für die Antworten auf die so erstellten E-Mails).

Mit der LawFirm®-Version 8.2p-4 (April 2012) als zusätzliche Vereinfachung:

  • Sowohl E-Mails als auch E-Mail Anlagen können einfach per direktem Drag & Drop (auch ohne Zwischenspeichern) aus Microsoft Outlook und vielen anderen E-Mail Programmen direkt auf das LawFirm Fenster gezogen werden. Das gilt auch für Anlagen aus eingehenden EGVP Nachrichten (außerhalb des EDA Mahnverfahrens; eingehende Nachrichten im EDA Mahnverfahren werden automatisch übernommen, verarbeitet und den Akten und Mahnanträgen zugeordnet.)

Und mit der LawFirm®-Version 8.2s (Oktober 2014):

  • Durch die komfortable Möglichkeit mit dem LawFirm Viewer auch Dokumente einfach per direktem Drag & Drop aus der Akte "herauszuziehen" (auch mehrere gleichzeitig), können Dokumente nun besonders einfach durch Ziehen mit mit der Maus z.B. als Anlagen in E-Mails eingefügt werden.

Daraus ergeben sich folgende Tipps zur einfachen / optimalen Nutzung:

 

Im Folgenden finden Sie weitere Details zu den einzelnen Schritten:

E-Mails im Aktenkontext erstellen

Diese Funktion steht immer innerhalb von LawFirm® zur Verfügung, wenn aus dem aktuellen Programm-Kontext eine Akte bekannt ist. Mit dem 1. Klick auf das Telefonsymbol (), das in der Symbolleiste jederzeit erreichbar ist, werden die zu den Aktenbeteiligten bekannten Kommunikationsverbindungen (beliebig viele!) angezeigt. Wenn Sie eine Zeile mit einer E-Mail-Adresse auswählen, können Sie mit dem 2. Klick einfach per Knopfdruck ein E-Mail erstellen lassen:

 

(zum Vergrößern das Bild bitte einfach anklicken)

 

Ein so erstelltes E-Mail enthält dann bereits automatisch (vgl. die Markierungen im Bild oben)

  • die ausgewählte E-Mail-Adresse,

  • einen vorbereiteten Betreff (u.a. mit der Registernummer) und

  • Ihre E-Mail Signatur.

Sie können nun sofort Ihren E-Mail Text ergänzen, ggf. weitere Anlagen aus der Elektronischen Akte einfügen und dann das E-Mail versenden.

E-Mails in die Elektronische Akte übernehmen

Wenn es schnell gehen soll, einfach per Drag & Drop:

  
E-Mail per Drag & Drop direkt in LawFirm einfügen (aus Outlook und vielen anderen E-Mail Programmen)
 

Ziehen Sie dazu einfach das zu übernehmende E-Mail mit der Maus aus dem E-Mail Programm auf das LawFirm Fenster. Mit festgehaltener Strg-Taste können Sie häufig gleich mehrere E-Mails gleichzeitig markieren und in das LawFirm Fenster ziehen. Dieses Verfahren funktioniert sehr häufig auch direkt mit einzelnen / ausgewählten E-Mail Anlagen.

Neben Microsoft Outlook und vielen weiteren E-Mail Programmen ist so die Übernahme von Anlagen auch aus eingehenden EGVP Nachrichten möglich (im EDA Mahnverfahren können die eingehenden Nachrichten von LawFirm vollautomatisch übernommen werden).

Sollte Ihr E-Mail Programm ein direktes Drag & Drop nicht unterstützen, speichern Sie einfach das E-Mail als Datei ab und ziehen dann die gespeicherte Datei per Drag & Drop auf das LawFirm Fenster.

Die Zuordnung zu Akte und Adresse unterstützt LawFirm durch intelligente Automatiken (Erkennung von Registernummern und E-Mail Adressen). Bei Bedarf kann das E-Mail gleichzeitig einem Bearbeiter vorgelegt werden, in dessen elektronischer Arbeitsmappe.

 

Wenn es etwas Zeit hat, arbeitsteilig mit dem Sekretariat:

  
E-Mail schnell in ein E-Mail Zwischenlager ziehen (auch direkt aus Outlook)
 

Ziehen Sie das zu übernehmende E-Mail aus dem E-Mail Programm auf eine Ordner-Verknüpfung zu Ihrem "E-Mail Zwischenlager" auf dem Desktop. Bei vielen E-Mail Programmen kann man auch gleich mehrere E-Mails "in einem Rutsch" bewegen.

Die weitere Zuordnung kann dann später das Sekretariat mit der praktischen "Ordner-Import" Funktion übernehmen.

Das "Zwischenlager" und die Ordnerverknüpfung auf Ihrem Desktop legen Sie bei der Einrichtung von LawFirm einmalig an. 

 

Zuordnung ausgehender E-Mails:

Ausgehende E-Mails werden aus folgenden Gründen nicht schon sofort bei der Erstellung in die elektronische Akte übernommen:

  • Wichtige Informationen sind in E-Mails erst im "gesendet" Zustand enthalten (wann genau hat das E-Mail tatsächlich die Kanzlei verlassen? An wen wurde es tatsächlich versendet?).

  • Vor dem externen Versand wird das E-Mail häufig noch intern weitergeleitet / bearbeitet - evtl. auch an Arbeitsplätzen, an denen LawFirm ggf. gar nicht installiert ist.

  • Die Zuordnung per Drag & Drop oder Ordner-Import (auch für viele E-Mails auf einmal) ist sehr einfach und wenig aufwändig.
    (= dieser minimale Aufwand lohnt sich!), s. o.

Tipp: Bei Verwendung eines E-Mail Servers (wie z.B. Microsoft Exchange) lassen sich dort i.d.R. Regeln konfigurieren, nach denen der Export in das o.g. E-Mail Zwischenlager automatisiert erfolgt.

Einfaches Einfügen von Anlagen aus der Elektronische Akte

So einfach können Sie Anlagen aus der Elektronischen Akte an ein E-Mail anfügen (ab Version 8.2s):

  • Öffnen Sie im LawFirm® Dokumenten-Viewer das Export-Fenster  (mit dem Symbol oben rechts).

  • Wählen Sie die Anlagen aus und ziehen Sie sie einfach in die geöffnete E-Mail hinein.

mit älteren LawFirm Versionen:

  • Wechseln Sie in LawFirm in das Fenster "Elektronische Akten" (im Menü "Elektronische Akte")

  • Wählen Sie per Klick das erste, als Anlage anzufügende Dokument aus

  • Drücken Sie unter der Dokumentliste auf den Knopf mit dem "gelben Ordner" (). Es öffnet sich der Windows Explorer, das ausgewählte Dokument ist dort schon markiert.

Jetzt gibt es, je nach E-Mail Programm oder ob Sie nur eine oder mehrere Anlagen einfügen möchten, verschiedene Möglichkeiten:

  • Wählen Sie ggf. per Multiselekt - dazu die Strg-Taste festhalten - noch weitere Anlagen aus (weil LawFirm "sprechende" Dateinamen vergibt, die mit der Registernummer der Akte beginnen, stehen die Dokumente einer Akte alle beieinander).

  • Ziehen Sie die ausgewählten Dateien einfach mit der Maus in das begonnene E-Mail

  • oder: Klicken Sie die ausgewählten Dateien mit der rechten Maustaste an und wählen Sie "Kopieren" aus. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste in das E-Mail und wählen Sie "Einfügen".

Zuordnungs-Automatiken (Mustererkennung für Registernummern)

Wie schon erwähnt, unterstützt Sie LawFirm (schon seit der Version 8.2p aus Juli 2010) bei der Zuordnung durch intelligente Automatiken:

  • LawFirm ist in der Lage, Registernummern in verschiedenen Schreibweisen in Dateinamen, Ordnernamen und bei Outlook-E-Mails auch irgendwo im E-Mail Betreff zu erkennen und danach die Aktenzuordnung automatisch vorzuschlagen

  • Wenn bei einem Outlook-E-Mail eine der E-Mail-Adressen in den Kontaktdaten der Aktenbeteiligten gefunden wird, wird auch die Zuordnung zur Adresse automatisch vorgeschlagen (als Grundlage für den Zugriff auf die Dokumente über die Absender- / Empfänger-Adresse)

  • LawFirm erläutert dabei dem Anwender sogar, wie es auf die vorgeschlagene Zuordnung "gekommen ist":

    Hier wurde die Aktenzuordnung dem E-Mail Betreff entnommen und die Adresse aus der "An" Adresse des E-Mails ermittelt.
     

  • Weil die mit LawFirm aus dem Aktenkontext verfassten E-Mails - und damit auch die darauf eingehenden Antworten - diese Informationen in jedem Falle enthalten, wird so die Übernahme der E-Mails in die elektronischen Akten sehr effizient.

  • Mit dem Einstellen in eine Elektronische Arbeitsmappe (s.u.) kann das E-Mail gleichzeitig dem zuständigen Aktenbearbeiter elektronisch vorgelegt werden. Er sieht dann das anzusehende E-Mail in den "Dokumentaufgaben" seiner MyLawFirm Infoleiste.

Tipp: Wenn Sie ein E-Mail per Drag & Drop auf ein Aktenfenster "fallen lassen", geht LawFirm davon aus, dass das E-Mail bewusst in genau diese gerade bearbeitete Akte übernommen werden soll. Wechseln Sie daher vor dem Drag & Drop in die Hauptübersicht (ins Menü, mit dem ersten Symbol in der Symbolleiste) oder nutzen Sie die Ordner-Import Funktion im Menü Elektronische Akte, um vollen Nutzen aus der Zuordnungsautomatik zu ziehen.

Verschiedene Import-Verfahren (auch für beliebige weitere Arten von Dateien)

LawFirm stellt verschiedene Import-Verfahren für externe Daten bereit, die nicht nur für E-Mails sondern auch für viele weitere Arten von Dateien genutzt werden können (z.B. extern gescannte Dateien, Digitale Diktate, Computer-Fax Eingänge, Internet-Fundstellen als Datei-Inhalt oder Verknüpfung, Videos, Tonaufzeichnungen, u.v.m.):

 

Besonderheit: die weitere Verarbeitung in LawFirm erfolgt - unabhängig von der technischen Quelle oder vom Speicherformat - in einer gemeinsamen Benutzeroberfläche: den Elektronischen Akten und Arbeitsmappen (~ elektronische "Postkörbe") (also nicht in getrennten, Diktat- / Fax- / Eingangspostkorb-Systemen):

Für externe Daten gibt es also zwei Möglichkeiten:

  • Direkt per Drag & Drop - einfach die Datei mit der Maus in das LawFirm Fenster ziehen und loslassen. Im Menü greift die oben geschilderte Zuordnungsautomatik per Registernummern-Erkennung - oder gezielt direkt auf eine geöffnete Akte.
     

  • Mit dem Ordner-Import (im Menü Elektronische Akte) für alle Dateien aus einmal bei der Einrichtung voreingestellten Ordnern - z.B.:

    • im Sekretariat für die inzwischen durch die Bearbeiter im "Zwischenlager" bereitgestellten E-Mails,

    • für automatisiert exportierte E-Mails aus dem Mail-Server,

    • für Eingänge aus dem Fax-Server oder von einem zentralen Scanner,

    • für Digitale Diktate von einem Diktiergerät, etc.
       

  • In beiden Fällen können Sie jeweils die importierten Dateien sofort elektronisch einem Sachbearbeiter in seinen "elektronischen Postkorb" zur Bearbeitung vorlegen (oder sie stellen "Akteninhalt" zur Endablage ohne Bearbeiter-Vorlage ein):

 

Interne Daten werden selbstverständlich ohne weiteres Zutun in die Digitalen Akten  und Arbeitsmappen übernommen - das gilt z.B. für selbst erstelle Schreiben und Schriftsätze, aus- und eingehende Nachrichten im Elektronischen Mahnverfahren (EDA / EGVP), gespeicherte Berichte, etc.

Sinnvolle Vorbereitungs- und Einrichtungs-Arbeiten

Schnell erledigt:

Für die optimale Nutzung dieser Arbeitsabläufe sind nur ein paar sehr kleine einmalige Vorbereitungsarbeiten erforderlich:

  • richten Sie an zentraler Stelle (z.B. unterhalb des LawDOCs Ordners - in Mehrplatzsystemen an Ihrem Server) einige Windows-Ordner als "Zwischenlager" ein. Sinnvoll sind: "EMails", "FaxEingang", "DigitaleDiktate", "Sonstiges"

  • Legen Sie auf dem Desktop-Hintergrund des/der LawFirm Arbeitsplatz-PCs Verknüpfungen auf diese Ordner an (dazu die jeweiligen Ordner mit der rechten Maustaste anklicken und "Senden an" / "Desktop" auswählen). Die Ordner-Verknüpfung "EMails" sollte bei geöffnetem E-Mail Programm noch sichtbar sein, so dass Sie E-Mails einfach mit der Maus "auf die Verknüpfungen ziehen" können:

      
    E-Mail schnell in ein E-Mail Zwischenlager ziehen (auch direkt aus Outlook)
     

  • Stellen Sie diese zentralen "Zwischenlager" auch in der LawFirm Menü-Funktion "Elektronische Akte" / "Ordner-Import" einmal an jedem Arbeitsplatz ein. Für Digitale Diktate können Sie auch direkt den Ordner angeben, unter dem die Diktat-Dateien auf Ihren Digitalen Diktiergeräten sichtbar sind.

  • Beim Importieren aus diesen Ordnern sollten Sie in LawFirm die Speicheroption "Verschieben" verwenden, damit die Zwischenlager immer wieder geleert werden und so erkennbar ist, was noch nicht nach LawFirm übernommen wurde.

  • Wenn Sie einen Fax-Server verwenden, richten Sie diesen so ein, dass die eingehenden Fax-Dateien in dem "Zwischenlager"-Ordner "FaxEingang" gespeichert werden.

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