Vielfachnutzen weit über Zeithonorare hinaus

Bisher wurde als einziger Zweck der Zeiterfassung die Abrechnung von Zeit-Honoraren gesehen. Kaum jemand hatte die Vorstellung, dass Zeit-Aufzeichnungen wertvolle Daten enthalten, die in der Mandatsbearbeitung, Mandantenpflege und auch in der Kanzlei-Weiterentwicklung nutzbar gemacht werden können.

In LawFirm® haben wir diesen ‚Datenschatz‘ gehoben, so dass er dem LawFrm®-Benutzer ohne Zusatzaufwand zur Verfügung steht.

Außerdem haben wir durch einen intelligenten Ablauf die Zeiterfassung extrem vereinfacht und die intern erfassten Daten ‚richtiger gemacht‘.

Der einfachste Weg der Zeiterfassung mit dem geringsten Zeitaufwand ist in LawFirm® die Online Vollzeit-Erfassung. Das klingt kaum vorstellbar, aber sehen Sie selbst:

Jeder Tätigkeitsabschnitt wird vom Benutzer mit nur 3-4 einfachen Mausklicks eingetragen – das dauert nur Sekunden!:

  1. Akte per Rollbalken auswählen (die Akte ist dann auch in den anderen Fenstern schon voreingestellt, also kein Zusatzaufwand),
  2. Tätigkeit per Rollbalken auswählen,
    (ggf. ausführlichere Tätigkeits-Beschreibung bzw. Aktennotiz),
  3. Optional: Kontakt per Rollbalken auswählen (z.B. bei Besprechungen, Telefonaten),
  4. Knopf [Neue Tätigkeit].

Fertig!

Alles Weitere macht LawFirm® automatisch:

  • Registernummer der Akte eintragen,
  • Datum eintragen,
  • Anfangs- und Endzeit eintragen,
  • Zeitdauer berechnen.

Die Vollzeit-Erfassung führt zu sehr genauen Ergebnissen, und das oft zum Vorteil der Kanzlei:

Schon nach einem längeren Telefonat kann ein ‚Normalsterblicher‘ ohne Zwischenaufzeichnungen kaum sicher sagen, wie lange das Telefonat tatsächlich dauerte. Erst recht lassen sich schon am Mittag die am Vormittag mit mehreren Akten verbrachten Arbeitszeiten nicht mehr zutreffend rekonstruieren.
Dann muss ‚geschätzt‘ werden, wobei erfahrungsgemäß oft zu kurze Zeiten geschätzt werden. („Das hat doch gar nicht so lange gedauert“).

Präzise Zeitaufzeichnungen haben aber auch einen wichtigen Vorteil in der Mandantenbindung:

Mandanten kommen – insbesondere bei höheren Honorarabrechnungen – schnell zu dem Verdacht, dass der Anwalt freie Schätzzeiten in seine Stundenaufstellung geschrieben hat. Das führt dann bisweilen zum Versuch, Zeitabrechnungen ‚nach zu verhandeln‘.

Tipps aus der Anwaltserfahrung: dem kann man relativ leicht entgehen, indem man den Mandanten schon bei Beginn des Mandats auf die korrekte elektronische Zeitaufzeichnung hinweist und ihn dazu auffordert, z.B. bei Telefonaten mit dem Anwalt oder nach einem Termin selbst Zeitaufzeichnungen zu führen. Diese kann der Mandant dann später mit den Stundenaufstellungen abgleichen und sich so von der Korrektheit überzeugen.

Bei komplexen Mandaten (und einem guten Vertrauensverhältnis) kann man den Mandanten auch – unkonventionell – bitten, den Anwalt beim Schriftsatzdiktat persönlich zu unterstützen, durch spontane Ergänzungen des Sachverhalts oder Heraussuchen von Unterlagen. Dann sieht der Mandant selbst, wie viel Zeitaufwand das Schriftsatzdiktat verursacht hat (für den Mandanten oft sehr ‚lehrreich‘).

Durch einfache Auswahl des Kontakts im Zeiterfassungsfenster kann der Zeiteintrag neben der Akte auch einem Kontakt zugeordnet werden. Mit dieser Zuordnung kann später im Adressfenster z.B. nachvollzogen werden, was mit einem Mandanten wann besprochen und was für diesen erledigt wurde.

Voraussetzung ist nur, dass die Information bei der Zeiterfassung einfach im Tätigkeitsfeld kurz dokumentiert wird.

In Vertretungssituationen und bei Zusammenarbeit von 2 Anwälten im ‚Gespann‘ kann (ohne vorheriges ‚Briefing‘) nachgesehen werden, was zuletzt geschehen ist.

Wurde bei der Zeiterfassung der Kontakt einfach per Rollbalken ausgewählt, so kann durch den Vertreter im Adressfenster auch nachgesehen  werden, was mit dem Kontakt besprochen und wurde
(z.B.: „Hinweis an den Mandanten auf Verjährung des Anspruchs am tt.mm.jjjj“).

LawFirm® unterstützt 2 Arten der Abrechnung von Zeithonoraren:

  • nach einheitlichem Akten-Stundensatz,
  • in der Enterprise-Version auch nach verschiedenen Stundensätzen für jeden Bearbeiter;
    hierbei können – nach dem Vorbild angloamerikanischer Kanzleien – bei entsprechender Honorarvereinbarung auch Tätigkeiten des Sekretariats mit einem eigenen Stundensatz abgerechnet werden.

Tipp aus der Anwaltserfahrung: natürlich müssen vor der Abrechnung die Texte der einzelnen Tätigkeiten und ggf. auch die abzurechnenden Zeiten  kontrolliert und korrigiert werden. Typische Fälle dafür sind die Ergänzung der Tätigkeitstexte oder die Reduzierung der von einem Junganwalt aufgewandten Zeit, die auch die Einarbeitung in das Thema beinhaltete.

Deshalb wird im Stundenaufstellungsfenster von LawFirm® zunächst per Knopfdruck [Auswerten] der Entwurf einer Stundenaufstellung erstellt, die dann von dem Bearbeiter überarbeitet werden kann. Die Tätigkeiten eines Tages in einer Akte werden dabei automatisch zusammengefasst, und zwar

  • bei einem Akten-Stundensatz in einem Abrechnungsblock,
  • bei Bearbeiter-Stundensätzen in einem Abrechnungsblock je Bearbeiter.

Die Original-Zeitaufzeichnungen bleiben davon unberührt und können jederzeit auch nachträglich eingesehen werden.

Fortschritte in der Umsatzentwicklung eines Jahres lassen sich systematisch nur erzielen, wenn Informationen zur Rentabilität des einzelnen Mandats vorliegen und daraus Ideen für die Kanzleisteuerung abgeleitet werden.

Am besten ist es natürlich, wenn diese Informationen nicht nur nachträglich, sondern bereits vorher vorliegen, während das Mandat noch läuft (mitlaufende Kalkulation). Nur so ist es möglich, notwendige Steuerungsmaßnahmen umzusetzen (z.B. ein Zusatzhonorar zu vereinbaren, welches zur Wahrung der Rentabilität notwendig und vertretbar ist).

In LawFirm® sind viele Rentabilitäts-Informationen verfügbar, die ohne besondere Maßnahmen automatisch generiert werden. Beispiele aus dem Bereich der Zeiterfassung:

Bei der Anzeige der [Stundenübersicht] zu einer Akte werden zudem automatisch für Bewertung der Rentabilität bedeutsame Zahlen angezeigt. Das sind zum Beispiel:

  • Abrechnungsart,
  • Bisher abgerechneter Zeitraum,
  • Abrechnungsbetrag,
  • Bezahlter Betrag.

Im Zeiterfassungsfenster per Knopfdruck: mitlaufende Kalkulation [Zeit- und Budget-Info].

Bei der Vollzeit-Erfassung nach dem LawFirm®-Schnell-Verfahren (s.o.) treten eine Reihe von Sonderfällen auf, für die es in LawFirm® ausgereifte Lösungen gibt:

  • Wenn noch keine Akte existiert:
    Einfach die ‚Pseudo-Akte‘: „Neue Mandate -> Umtragen! wählen,
    (die Akte kann dann später ergänzt werden).
  • Private Zeiten (Pausen etc.): Einfach die‚Pseudo-Akte‘: „Privat“ auswählen.
  • Büro-Organisation etc.: verschiedene Pseudo-Akten.
  • Unterbrechung einer Tätigkeit (z.B. durch Telefonat): Nach Ende der Unterbrechung einfach den Knopf [Neu Fortsetzen] drücken,
    so dass der Tätigkeitstext nach der Unterbrechung nicht erneut eingetragen werden muss.

Bei der Abrechnung und Erstellung der Stunden-Aufstellung werden mehrere Tätigkeiten eines Tages in derselben Akte automatisch zusammengefasst; in dem Entwurf der Stunden-Aufstellung bleibt aber sichtbar, welcher Bearbeiter die Zeiten jeweils geleistet hat.

Tätigkeitszeiten können auch nachträglich einzeln manuell eingetragen werden (z.B nach Dienstreisen) und auch durch das Sekretariat.

Natürlich kann man mit LawFirm®-Enterprise bereits unterwegs Zeiteinträge online vornehmen, wenn ein Internetzugang besteht (z.B. über WLAN im Zug).