Kanzlei-Entwicklung mit System

Neue Mandate und der Kanzleierfolg erscheinen bisweilen als zufällige, nicht steuerbare Tatsachen. Dabei wird leicht übersehen, dass durch systematisches Vorgehen der Kanzleierfolg kontinuierlich ausgebaut werden kann.

Dafür gibt es im Grunde nur vier Wege:

  1. Am Wichtigsten: Verfestigung und Ausbau vorhandener Mandanten-Kontakte,
  2. Empfehlungen durch Vereine / Unternehmen (z.B. Mieterverein, Versicherung o.ä.),
  3. Mandats-Akquisitionen im bekannten Umfeld (z.B. Bekanntenkreis, Club – z.B. Hobbyverein, Tennis, Golf etc.),
  4. Mandatsgewinnung durch Werbemaßnahmen (Zeitungsanzeigen, Werbeschilder o.ä.)

Voraussetzung für einen gezielten Einsatz von Akquisitions-Ressourcen  (Zeit, Geld) ist die genaue Kenntnis von Umsatz und -Rentabilität vorhandener Mandate.

Die Ermittlung der entscheidenden Daten gelingt (mit den LawFirm® Werkzeugen) durch ein paar Mausklicks. In der Professional- und Enterprise-Version sind diese Werkzeuge enthalten.

Woher kommen Mandate: Empfehlungs-Analyse und Erfolgskontrolle

Welchen Erfolg Akquisitionsmaßnahmen haben, ist für die Kanzlei zumeist eine ‚Black Box‘. Das gilt insbesondere dann, wenn verschiedene Faktoren dafür wichtig sind. Im Ergebnis weiß niemand genau, ob eine konkrete Maßnahme sinnvollerweise verstärkt/wiederholt werden sollte.

Durch eine einfache Maßnahme kann in LawFirm® eine genaue Empfehlungsanalyse auf Knopfdruck erzeugt werden:

  • Durch einfache Rückfrage („wie sind Sie auf uns gekommen“) wird die Herkunft des neuen Mandats erfragt.
  • In jeder Akte wird sodann ein ‚Beteiligter‘ mit der Beteiligten-Bezeichnung ‚Empfehlung durch‘ eingetragen. Als ‚Adresse‘ dieses ‚Beteiligten‘ wird eine im Adressfenster eingetragene Adresse ausgewählt.
  • Kommt die Empfehlung nicht von einer einzelnen Person, so kann dafür eine ‚Pseudo-Adresse‘ eingetragen werden (z.B. „Kanzleischild“ „Tennisclub“ „Lokalblatt, Anzeige 31.10.2019 “ „Sonstiges“ etc.).

Im Umsatzentwicklungs-Fenster kann dann mit einem Knopfdruck eine genaue Liste der Umsätze erstellt werden, die mit den Beteiligten ‚Empfehlung durch“ im aktuellen Jahr und in den Vorjahren (Vorjahresvergleich) erzielt wurden.

Welche Maßnahmen daraus für die Weiterentwicklung der Akquisition abgeleitet werden, ist natürlich eine Frage des Einzelfalls.

LawFirm® Unterstützung bei Verfestigung und Ausbau von guten Mandanten-Kontakten

Akquisitionsarbeit sollte sich zunächst auf solche Mandanten-Kontakte konzentrieren, die zu neuen rentablen Aufträgen führen können.

  • Am wichtigsten für die Bewertung ist hierbei die sogenannte ABC-Analyse:
    aus den Umsätzen der Mandanten im aktuellen Jahr und den Vorjahren berechnet LawFirm® auf Knopfdruck eine sortierte ‚Hitliste‘ der Mandatsbeziehungen, die in den Fokus weiterer Überlegungen genommen werden sollten.
  • Für die Rentabilität ist die Liste der tatsächlich erzielten Stundensätze auch in RVG-Mandaten wichtig:
    Ein hoher Gesamt-Umsatz oder viele Mandate eines Mandanten bedeuten keineswegs, dass die Mandantenbeziehung insgesamt rentabel sein muss. Voraussetzung für diese Stundensatz-Statistik ist die von uns empfohlene Vollzeiterfassung. Nach dem in LawFirm® eingebauten Verfahren genügen dafür ca. 5 Minuten pro Arbeitstag.
    (Ein sehr kleiner Aufwand gemessen an den damit ermöglichten Auswertungen und den weiteren Maßnahmen der Mandantenpflege)
  • Die ‚Hitliste‘ der Umsätze und die Liste der tatsächlich erzielten Stundensätze geben auf Dauer auch ein treffersicheres Gefühl dafür, welche Mandate man künftig – abgesehen von ‚Pro-Bono-Fällen‘ – annehmen sollte, und welche nicht.
  • Wird bei der Zeiterfassung jeweils auch per Rollbalken der (Mandanten-) Kontakt ausgewählt, so kann bei der Mandantenadresse jeweils eine (technisch lückenlose) Dokumentation der Mandantenkontakte erstellt werden.
    Diese ist dann Basis für weitere Überlegungen zur Pflege dieses Mandantenkontakts (CRM = Customer Relationship Management).
  • Wenn aus dem Vorstehenden eine Liste der ‚besonders zu pflegenden Mandanten‘ entwickelt wurde, dann kommen verschiedene Maßnahmen in Frage:
    • Vereinfachung des Kontakts für den Mandanten durch Besprechungen am Ort des Mandanten,
    • Einbeziehung des Mandanten in Rundschreiben / Rundmails; hierzu kann der Mandant im Notizfeld der Adresse mit einem Kürzel ‚markiert‘ und für die Erstellung der Datenquelle für Serienbriefe in Word vorgesehen werden. Gleiches gilt für die Erstellung von Massen-E-Mails – ebenfalls in Word.
    • Auch Geburtstagsgrüße mit Hilfe der Geburtstagslisten in LawFirm® sind nach wie vor beliebt (um in Erinnerung zu bleiben).
    • Einladung des Mandanten zu Informations-Veranstaltungen,
    • Verstärkung des telefonischen Kontakts bei entsprechendem Anlass (oder vielleicht auch ohne Anlass).

Gebietsanalyse: welche Tätigkeitsgebiete der Kanzlei sollten ausgebaut / weiterentwickelt werden?

In der Registerkarte für Umsatzanalysen finden sich auch genaue Gebiets-Statistiken, aus denen das aktuelle wirtschaftliche Profil der Kanzleitätigkeiten ersehen werden kann.

Aufgrund dieser Informationen kann die Kanzlei eine Strategie für die Frage entwickeln, welche Tätigkeitsgebiete welches Berufsträgers ausgebaut und weiterentwickelt werden sollten.

Die Weiterentwicklung kann durch verschiedene Maßnahmen verfolgt werden, z.B.:

  • Aufsätze in Fachzeitschriften des entsprechenden Gebiets,
  • Veranstaltungen / Seminare für Mandanten des Gebiets,
  • Mitgliedschaft und Vorträge in Vereinigungen dieses Gebiets.

Anhand späterer Umsatzstatistiken kann dann geprüft werden, wie erfolgreich die Maßnahmen waren und ob sich weitere Zeit-Investitionen empfehlen.