Vorteilhaftes ‚Data-Mining‘ in der Kanzlei

Übersichtliche Informationen sind der Schlüssel für schnelle und sichere Tagesarbeit. Arbeitsfenster mit ihren Workflows verkürzen die Programmwege und machen (lästige) Serienaufgaben komfortabler.

Beispiele für die Ausstattung in LawFirm®:

  • MyLawFirm®-Infoleiste: stets sichtbare Übersicht über eigene offene Aufgaben des Benutzers
  • Arbeitsfenster zu allgemeinen Aufgaben (Telefonate, Termine, Fristen, Vorfristen, WV, Sonstige Aufgaben) (mehr dazu hier)
  • Arbeitsfenster zu dokument-bezogenen Aufgaben (mehr dazu hier)
  • Kommunikations-Verbindungen zu allen Beteiligten (Telefon, Fax, E-Mail, Homepage) etc. (mit E-Mail- und Telefon-Funktion)
  • Zuständige Gerichte und Behörden (StA, FA)
  • Buchungen und Salden auf dem Aktenkonto
  • Offene Gebühren
  • Offene Stunden (nicht abgerechnete Honorarstunden)
  • Forderungskonten
  • Aktenhistorie
  • Aktenkonten-Salden (Honorar, Auslagen, Fremdgeld)
  • Geschriebene Liquidationen (für frei wählbare Zeiträume)
  • Offene Liquidationen („Bonität +“, auch für eine Kalkulation zu erwartender Zahlungen;
    Kanzlei-Erfahrungswert
    : z.B. Zahlungs-Eingang ca. 50% der offenen Liquidationen in den nächsten 6 Wochen)
  • Mahnvorschläge
  • Liste ‚Ausgemahnte‘ Rechnungen („Bonität -“ – für eventuelle Honorarklagen)
  • Prozessregister
  • Rechnungsentwürfe (zur Prüfung und zum Finalisieren)
  • Offene Liquidationen zu einer Adresse (typisch: Forderungen gegen Mandant)
  • Adressliste (mit untergeordneten Adressen z.B. bei Unternehmen)
  • Akten, an denen Person (Adresse) beteiligt ist (laufende, weggelegte, alle)
  • Unvollständige Adresseinträge
  • Geburtstagsliste
  • Brieflisten für Serienbriefe / Serien-E-Mails
  • Universal-Listen (z.B. für Weihnachtskarten/Etiketten) über Kürzel-Eintrag im Notiz-Feld der Adressen (z.B. ‚WK2019‘)
  • Offene Forderungskonten-Arbeitsfenster/ -Liste (mit zuletzt berechneten Salden)
  • Akten ohne Gebühreneintrag
  • Offene Stunden (Nicht berechnete und in Gebühren übertragene Honorar-Zeiten)
  • Offene Gebühren (RVG, Zeithonorar)
    Optional: Akten, deren Gebühreneinträge 30 Tage nicht geprüft wurden
    Vorteil: Prüfung fehlender Gebührenabrechnungen – bevor die Gebührenforderungen verjähren)
  • Mahnvorschläge (3 Mahnstufen)

In LawFirm® werden Akten und Adressen grundsätzlich einfach per Rollbalken (bzw. Registernummer) ausgewählt.
Bei den folgenden Suchfenstern geht es um Fälle, in denen die Rollbalken nicht weiterhelfen oder gefilterte übergreifende Listen gebraucht werden:

  • Aktensuche (auch nach Aktenbeteiligten (z.B. Mandanten, Gegner, Gericht etc.) und zuständigen Kanzlei-Dezernaten und –Bearbeitern)
  • Adresssuche (blitzschnell, mit phonetischer Namenssuche und 14 optionalen Auswahlkriterien und optionalen ‚Joker-Angaben‘ (Ersatzzeichen für Angaben-Teile)
    Vorteile: Nützlich für Kollisionsprüfungen, Planung von Rundbriefen etc.
  • Akten-Kontenblatt zu allen Zahlungsvorgängen einer Akte (Honorar, Auslagen, Fremdgeld)
  • Aktenkonten Saldenliste: Übersicht über offene Salden aller Aktenkontenblätter
  • Geschriebene Liquidationen, offene Liquidationen
  • Kanzleiweite Kurzübersicht zum aktuellen Honorar- und Kostensaldo
  • Nicht abgerechnete RVG-Gebühren und Honorarzeiten

An ‚hektischen‘ Arbeitstagen ist es für das Sekretariat (oder den Einzelanwalt) lästig und ermüdend, wenn für Weiterarbeit benötigte Angaben in die Akte / Adresse fehlen und zuerst herausgesucht werden müssen.

An anderen ruhigeren Tagen ist vielleicht genug Zeit, solche fehlenden Angaben in mehreren Akten nachzutragen. Dann aber fehlte bisher die Information, in welchen Akten/Adressen welche Angaben fehlen.

LawFirm® hat dafür Lösungen: in zwei Arbeitsfenstern, die genau auf die Notwendigkeiten der Kanzleiarbeit zugeschnitten sind, werden die Datensätze mit häufig gebrauchten aber fehlenden Angaben angezeigt. In kurzen Arbeitsabläufen können dort die entsprechenden Akten/Adressen nacheinander geöffnet und ergänzt werden:

  • Für unvollständige Adresseinträge
  • Für fehlende Aktenangaben: