Arbeiten wie gewohnt, nur zeitsparend elektronisch
Die Wechsel zwischen Papierakte und gespeicherten Dokumenten und Informationen sind die größten ‚Zeit- und Konzentrationsräuber‘.
LawFirm® ist so konzipiert und ausgestattet, dass damit die internen Kanzleiarbeiten komplett elektronisch erledigt werden können.
Die elektronischen Arbeitsabläufe folgen konsequent den früheren Papierabläufen, so dass die Umstellung in der Kanzlei recht einfach ist (Schulungen sind nicht erforderlich).
Die größte Zeitersparnis ergibt sich aus der Vermeidung von Medienbrüchen. Alle Dokumente und Dateien sind bei LawFirm® an einer Stelle zusammengeführt, dem exklusiven Dokumenten-Arbeitsfenster.
Der Benutzer muss also während der Sachbearbeitung nicht ständig zwischen Papierakte und elektronischen Dokumenten hin- und herwechseln. Alleine das spart enorm viel Zeit (keine Aktensuche, kein Blättern in der Akte, kein Suchen auf der Festplatte usw.).
Die exklusive Besonderheit in LawFirm® besteht darin, dass alle Dokumente nicht nur – wie üblich – in einer aktenbezogenen Liste (elektronische Akte), sondern außerdem in aufgabenbezogenen Listen für jeden Bearbeiter (den elektronischen Arbeitsmappen) aufgeführt sind.
Die elektronischen Arbeitsmappen zeigen die Dokumente aus der akten-übergreifenden Sicht und zwar sortiert nach den von dem/den Benutzer(n) zu erledigenden Aufgaben.
Mit den elektronischen Arbeitsmappen werden in der Sachbearbeitung mehrere Funktionen sichergestellt:
- die dokumentbezogenen Aufgaben sind für jeden Benutzer individuell aufgelistet und nach Aufgabenart vorsortiert; sie ‚kleben‘ gleichsam an den Dokumenten;
- zu den Dokumenten können zusätzlich sonstige Aufgaben (Termine, Fristen etc.) eingetragen und von dort direkt geöffnet werden, z.B. für die Kontrolle der Einträge nach dem 4-Augen-Prinzip.
- Muss z.B. zu einem Dokument oder zu einer ERV-Sendung ein Telefonat geführt werden, kann die Telefon- Aufgabe direkt bei dem Dokument erfasst werden.
Vorteil: Die Telefonnummer kann direkt aus dem Telefon-Eintrag per Knopfdruck gewählt werden. - Der direkte Arbeitsfluss zwischen Anwalt und Sekretariat erfolgt durch einfache Weitergabe des Dokuments per Mausklick. Dabei sind auch Begleit-Verfügungen möglich.
Vorteil: flüchtige Klebezettel und übersehbare mündliche Anweisungen gehören der Vergangenheit an. - Die stets sichtbare ‚MyLawFirm® Infoleiste‘ bietet eine aktuelle Übersicht über Zahl und Art der Aufgaben des Benutzers.
- Die Detailansicht im Dokument-Arbeitsfenster ist die Grundlage für die persönliche Sachbearbeitung.
Vorteil: Dort können die Dokumente per Doppelklick zur Durchsicht geöffnet und direkt bearbeitet werden.
- Im Dokument-Arbeitsfenster sind – in einer 2. Registerkarte – die Dokumente der elektronischen Akte aufgeführt
Vorteil: kein Fensterwechsel erforderlich - Neben den Dokumenten zu Akten finden Sie hier eine akten-unabhängige gleiche Liste von Dokumenten zu Adressen („elektronische Adressen“).
Vorteil: nützlich für die Korrespondenz mit Personen / Behörden / Unternehmen, zu denen es keine oder mehrere Akten gibt. - Der gelbe Ordnerknopf zeigt das Original-Dokument an seiner physischen Speicherstelle im Windows®-Explorer.
Vorteil: z.B. einfaches Kopieren von Original-Dateien, Zusammenfassen in ZIP-Dateien usw. - Alle Dokumente können im LawFirm® Viewer aufgelistet und von dort aus im Original-Programm (z.B. in Word) geöffnet und bearbeitet werden.
Der LawFirm®-Viewer erfüllt mehrere wichtige Aufgaben bei der Arbeit mit Dokumenten:
- Die Dokumente können dort angezeigt, sortiert, gefiltert und auch geöffnet werden.
- Der LawFirm®-Viewer ist auch der Ausgangspunkt für die Vorbereitung von Sendungen im elektronischen Rechtsverkehr (mehr siehe hier)
- Dokumente können auch mit vielen PDF-Funktionen bearbeitet werden, u.a.
- Word- und Excel-Dateien etc. umwandeln in PDFs
- PDF durchsuchbar machen, Schrifterkennung (OCR)
- Eingangsstempel, Anlagenstempel
- Seiten drehen, entfernen
- Lesezeichen und Kommentare hinzufügen
- Textstellen gelb markieren (in durchsuchbaren PDFs)
- Text aus durchsuchbaren PDFs herauskopieren
- Mehrere Dokumente können auch in einem PDF (mit Dokument-Kommentaren in den PDF-Lesezeichen) zusammengefasst werden
Vorteil: nützlich als Lesekopie, für Informationskopien an Mandanten, für die Arbeit bei Gerichtsverhandlungen, zur Mitnahme auf Mobilgeräten, usw. - Für Offline-Auszüge der Akte, die mit LawFirm® für die mobile Arbeit ohne Internet-Anschluss erstellt wurden, steht eine lokale Kopie des LawFirm®-Viewers zur Verfügung.
Neben den üblichen
- Terminen, Fristen und Wiedervorlagen
können in LawFirm® sehr einfach weitere Aufgaben elektronisch erfasst und werden, nämlich
- Eingegangene Anrufe (=Telefonnotizen),
- zu führende Telefonate
- Verfügungen (Aufgaben für das Sekretariat oder andere Benutzer – z.B. auch für Junior-Anwälte).
- Alle Aufgaben können nicht nur zu Akten und deren Bearbeitern, sondern – aktenunabhängig – auch direkt für Benutzer (z.B. für das Sekretariat) eingetragen werden.
Vorteil: Telefonnotizen auf Papier oder Erinnerungszettel gehören damit bei LawFirm® der Vergangenheit an. - Durch die ständige Anzeige der Aufgaben in der MyLawFirm®-Infoleiste (Art und Anzahl offener Aufgaben) mit direktem internen Link zum Aufgaben-Fenster, ist die (Serien-) Bearbeitung von Aufgaben schnell und einfach.
- Die interne elektronische Kommunikation ist durch den Antworten-Knopf in den Aufgabenfenstern realisiert
Vorteil: der Adressat einer Aufgabe kann dem Absender (Eintragenden) per Knopfdruck elektronisch anworten mit Hinweisen, Verfügungen usw.
Beispiel: Antwort des Anwalts zu einer dringenden Telefonnotiz des Sekretarits (z.B. während einer Besprechung / einem komplexen Schriftsatz-Diktat etc.):
„Bitte sagen Sie Bescheid, dass ich erst um 17:00 Uhr zurückrufen kann“;
mit der weiteren Antwort des Sekretariats: „Habe Bescheid gesagt“ kommt die Telefonaufgabe dann wieder zurück an den Adressaten der Aufgabe. - Damit wurde in LawFirm® ein aufgabenbezogenes Chat-System realisiert, das Teil einer komplett elektronischen Sachbearbeitung sein muss.
LawFirm® stellt komplette elektronische Funktionen für das Senden und Empfangen von E-Mail-Korrespondenz zur Verfügung. Auch das geschieht in plausiblen Schritten, die intuitiv zu bedienen sind.
- Senden:
Soll eine E-Mail zu einer Akte versandt werden, so kann über das Kommunikationsfenster (Symbol: ‚graues Telefon‘) eine Liste aller Kommunikations-Verbindungen aller Aktenbeteiligten einschließlich der eingetragenen E-Mail-Adressen angezeigt werden.
Auf Knopfdruck wird automatisch eine E-Mail im Standard- E-Mail-Programm erstellt und für die automatische Aktenerkennung die Registernummer in den E-Mail-Betreff eingesetzt.
Anlagen zu E-Mails können im LawFirm®-Viewer zusammengestellt und per Drag+Drop direkt in die E-Mail eingefügt werden. Das gilt natürlich auch für PDFs, in denen (mit dem LawFirm®-Viewer) mehrere Dokumente zusammengefasst wurden.
- Empfangen, Aktenerkennung:
Eingangs-E-Mails und die tatsächlich versandten E-Mails werden einfach direkt per Drag+Drop von Outlook® in LawFirm® importiert (auch mehrere gleichzeitig in einem Arbeitsschritt).
Vorteil: Befindet sich irgendwo im E-Mail-Betreff die Registernummer, wird von LawFirm® die Akte erkannt und zu den E-Mails automatisch zugeordnet.
- In LawFirm® werden Buchhaltung und Aktenbuchhaltung in einem Schritt zusammen erledigt
Vorteile: keine getrennten Buchungen für Akten und FiBu; Zeitersparnis und Vermeidung von Differenzen. - Besondere Buchhaltungskenntnisse sind bei LawFirm® nicht erforderlich
Vorteile: automatische Buchungsvorschläge – auch für Splitbuchungen – bei Aktenbezügen; sonstige Buchungen im Klartext (Z.B. „Miete“, „Strom“, „Gehalt“ etc.) - Offene Liquidationen werden mit 1 Buchungsvorgang ausgeglichen
Vorteil: Die Ausbuchung des Debitors (Schuld-Position) wird von LawFirm® automatisch hinzugesetzt und in der Liste offener Liquidationen berücksichtigt - Im Kontenblatt zur Akte werden die aktenbezogenen Buchungen (Honorar, Fremdgeld, Auslagen) automatisch geordnet aufgelistet und saldiert.
Vorteil: Salden können jederzeit im Detail nachvollzogen werden, auch zur Vorbereitung eventueller Honorarklagen.