Wer Verwaltungsaufgaben in der
Kanzlei per Computer erledigen möchte, kommt um eine
Spezialsoftware nicht herum. Der Markt um die für
Kanzleien angepassten Produkte ist heiß umkämpft. Man
will sich schließlich nur einmal "binden". Die Erfahrung
zeigt, dass ein Wechsel des Verwaltungsprogramms nur im
äußersten Notfall durchgeführt wird. Darum prüfe, wer
sich ewig bindet: Einige Hersteller bieten Testversionen
an. Ein Ausprobieren verschiedener Programme sei vorab
jedem ans Herz gelegt.
Eine weitere
Entscheidungshilfe sind Berichte von Anwendern und ein
solcher liegt hier für die Software LawFirm der Firma
kanzleirechner.de GmbH vor. Nach einem Test in der
NJW-CoR von 1999 ging dort LawFirm als Testsieger unter
den Kanzleiprogrammen hervor. Auch diese Software kann
in einer eingeschränkten Version kostenlos ausprobiert
werden.
Über den Programmumfang, die extrem
leichte Installation und den Nutzen der Grundfunktionen
hat schon RA Pascal Croset in seiner
Rezension
der Standard-Version berichtet. Diese spezielle
Version für den Berufseinsteiger ist in ihrem
Funktionsumfang leicht eingeschränkt, ohne aber den
Nutzen zu beschneiden.
Hier liegt die
Professional-Version vor. Sie bietet den vollen
Funktionsumfang. Im Folgenden sollen daher nur die
erweiterten Funktionen beschrieben werden.
Ein
Highlight gleich vorweg: Die Termin- und
Fristenverwaltung bietet die Möglichkeit, ganze
Arbeitsschritte zum jeweiligen Termin oder zur Frist zu
verwalten. Das Erstellen eines so genannten Workflow
erleichtert die weitere Terminplanung und ist gerade in
der Zusammenarbeit mit mehreren Mitarbeitern eine
sinnvolle Arbeitshilfe. Was damit gemeint ist, soll ein
Beispiel verdeutlichen: Ein Schriftsatz erreicht die
Kanzlei. Darin eine Frist von 4 Wochen zur
Stellungnahme. Mit der Software wird der Fristbeginn
festgelegt und das automatisch berechnete Fristende
kontrolliert. Soweit noch keine Besonderheit. In dem
Beispiel müssen aber zu der Stellungnahme bestimmte
Vorarbeiten erledigt werden. Der Bearbeiter trägt zum
Beispiel eine Wiedervorlage von einer Woche ein, bei der
der Eingang eines Privatgutachtens geprüft werden muss.
Weiter wird gleich eingetragen, dass in etwa 2 Wochen
die Sekretärin einen Besprechungstermin mit dem
Mandanten vereinbaren soll. Da der Mandant einen
Hausbesuch wünscht, wird als Aufgabe eingetragen, vorab
eine Fahrkarte zu kaufen. Schließlich wird als Anweisung
für das Sekretariat eingegeben, eine Woche vor dem
Fristablauf genügend Zeitfenster für die Bearbeitung der
Stellungnahme zu planen. Das alles wird in wenigen
Minuten zusammen mit der Frist eingetragen. Sind
Anweisungen für andere Mitarbeiter darunter, werden sie
automatisch darüber informiert.
Weitere
Planungstools sind die Aufgabenverwaltung, die Aufgaben
zu einer Akte, zu einem Mitarbeiter oder zur gesamten
Kanzlei zuordnen kann, sowie die Planungshilfe für ein
Telefonat. Damit lassen sich praktische Erinnerungen
verwalten und die jeweiligen Informationen aus der Akte
sind zum richtigen Zeitpunkt präsent.
Welche
Informationen in LawFirm zu einer Akte abrufbar sind,
bestimmt die Funktion der "Elektronischen Akte". In der
Standard-Version sammelt LawFirm darin nur die
Schreiben, die über die LawFirm-Schnittstelle in
Microsoft Word erstellt worden sind. In der
Professional-Version ist diese Funktion erweitert. So
lassen sich hier „fremde“ Dokumente importieren. Mittels
der bei Microsoft Windows üblichen Funktion "drag and
drop" (mit dem Mauszeiger ziehen und loslassen) können
E-Mails, PDF-Dokumente, Tabellen und andere Dateien zu
einer Akte gespeichert werden. Doch nicht nur zu einer
Akte: Auch an einen bestimmten Mitarbeiter lassen sich
so Informationen weitergeben. Alle Dokumente werden in
LawFirm in einem eigenen Dokumentenverwaltungssystem
gespeichert. Ähnlich wie in einem E-Mail-Programm hat
jeder Mitarbeiter eine Posteingangsmappe, in der er alle
wesentlichen Informationen vorfindet. So könnten dort
ein Vertrags- oder Schriftsatzentwurf gespeichert sein,
mit der Bitte des Kollegen um eine Korrektur. Auf die
selbe Weise würde der Anwalt ein Schreiben entwerfen und
es in die Posteingangsmappe des Sekretariats ablegen mit
der Bitte um Versendung.
Wer über einen Scanner
am Arbeitsplatz verfügt, kann damit eingehende
Schriftstücke einlesen und zur Akte abspeichern. Damit
das nicht jeder Sachbearbeiter machen muss, genügt eine
zentrale Stelle in der Kanzlei, die Schriftstücke
einliest und zur Akte zuordnet. Sofort stehen die
elektronischen Dokumente dem jeweiligen Sachbearbeiter
zur Verfügung. Mit der Funktion der elektronischen Akte
kann per Knopfdruck auf alle wesentlichen Informationen
zugegriffen werden. Ebenso leicht kann die elektronische
Akte oder ein Auszug davon auf ein Notebook oder einen
USB-Stick gespeichert werden und steht dann mobil zur
Verfügung.
Ein weiteres Werkzeug mit großem
Nutzen ist die Unterstützung für Zeiterfassung. Jede
Arbeit kann einer bestimmten Akte zugeordnet werden.
Beginnt man beispielsweise mit dem Erstellen einer
Klageschrift, wird in der Zeiterfassung die Anfangszeit,
die jeweilige Akte und die Beschreibung der Arbeit
erfasst. Die Zeiterfassung kann leicht unterbrochen
werden, zum Beispiel durch ein eingehendes Telefonat.
Knopfdruck genügt und die Zeit des Telefonats wird
anderweitig zugeordnet. Ist der Anruf beendet, genügt
wieder ein Knopfdruck und die vorhergehende
Zeiterfassung wird fortgeführt. Nach und nach entsteht
eine detaillierte Zeitaufstellung für eine Akte. Fast
schon unverzichtbar bei den immer häufigeren
Abrechnungen nach Stundenhonorar. Damit darin nicht alle
Kleinigkeiten in der Liquidation aufgeführt werden, kann
der Sachbearbeiter der Akte jede erfasste Tätigkeit
akzeptieren oder ablehnen. Dabei heißt ablehnen nicht
gleich löschen. Zu jeder Zeit kann die tatsächlich
angefallene Zeit der Bearbeitung abgerufen
werden.
Bei Honorarabrechnungen wird der
Sachbearbeiter mit einer Budgetierung sinnvoll
unterstützt. So lassen sich zu jeder Akte Honorarbudgets
hinterlegen, bei deren Überschreitung gewarnt wird.
Diese Funktion schützt den Anwalt vor unrentablen
Mandaten und den Mandanten vor finanziellen
Überraschungen.
Gerade in der Finanzverwaltung
bietet LawFirm weitere Hilfen an. Liquidationen nach
Honorarabrechung oder nach RVG sind im Handumdrehen
erstellt. Gebühren oder Nebenkosten werden
beispielsweise sofort erfasst, wenn sie anfallen. Das
mühsame Durchsuchen der Akte nach Gebührentatbeständen
entfällt. Nebenkosten können zunächst komplett erfasst
werden. Später, bei der Erstellung der Liquidation, wird
dann entschieden, welche Nebenkosten abgerechnet werden.
Der Überblick über den tatsächlichen wirtschaftlichen
Wert einer Akte bleibt vollständig erhalten.
In
LawFirm ist in allen Versionen ein Buchungssystem
eingebaut. Eingehende und ausgehende Zahlungen können
Akten zugeordnet werden. LawFirm unterstützt den
Benutzer automatisch mit Buchungen auf
Honorarforderungen oder als Fremdgeld. Wer jedoch ein
weitergehendes Buchhaltungssystem erwartet, kommt um den
Einsatz einer speziellen Software nicht herum. LawFirm
folgt der Philosophie der Spezialisierung. Oder anders:
Warum das Rad neu erfinden? Das Programm bietet eine
Schnittstelle zur Software "Buchhalter" der Firma
Lexware. Die Daten werden dort aufbereitet und können
beispielsweise direkt dem Steuerberater übermittelt
werden.
Schließlich sei noch die integrierte
Datensicherungshilfe genannt, die aber erst in einer
vernetzten Umgebung mehrerer Arbeitsplätze ihre Trümpfe
ausspielen kann. So dienen alle Arbeitsstationen als
Medium für die Sicherung der Datenbank. Meldet sich eine
Arbeitsstation an dem Datenserver an, so wird
automatisch ein Abgleich durchgeführt, der die
Datenbankversionen vergleicht und gegebenenfalls auf den
Server zurückspielt. Allerdings muss der Benutzer für
eine Sicherung der Daten auf einem externen Medium
(Bandlaufwerk, CD-ROM, DVD) weiterhin selbst
sorgen.
Fazit:LawFirm macht Spaß und
hinterlässt einen ausgereiften Eindruck. Es ist für den
praktischen Einsatz von Anwälten für Anwälte konzipiert
und setzt diesen Ansatz konsequent um. Viele kleine
Werkzeuge helfen im Kanzleialltag. Dabei geht die
Übersichtlichkeit keinesfalls verloren. Das Programm
nutzt die Microsoft Windows-Oberfläche, so dass sich
jeder Benutzer ohne teure Schulung sofort zurechtfindet.
Mit Ausnahme der Erinnerungen und der Textverarbeitung
laufen alle Arbeitsschritte in einem Fenster ab. Das
schafft nicht nur Übersichtlichkeit, sondern auch
Effizienz.
Die Anschaffungskosten sind im
Vergleich zu anderen Produkten gering. Zumal keine
weiteren versteckten Kosten zu erwarten sind. Bei
anderen Produkten muss man teilweise Schulungen buchen,
Hardwarekomponenten kaufen oder Mitgliedschaften
erwerben. Dagegen ist der eine Preis für LawFirm
transparent.
Die mitgelieferten Schulungsvideos
erleichtern den Einstieg enorm. Und für die Benutzer,
die gern selbst alles ausprobieren wollen, ohne gleich
echte Daten zu riskieren, installiert LawFirm parallel
ein so genanntes Testsystem mit, in dem nach Herzenslust
experimentiert werden kann. Wer "mehr" will, kann über
kanzleirechner.de einen kostenpflichtigen
Software-Pflegevertrag abschließen, der auch
Programmupdates umfasst oder sich Altdaten aus anderen
Programmen konvertieren
lassen.