Interner Dokumententransport

elektronisch, einfach per Mausklick

In jeder Veranstaltung zum elektronischen Rechtsverkehr wird eindringlich darauf hingewiesen, dass Kanzleien jetzt ihre Arbeit mit elektronischen Dokumenten neu organisieren müssen. Nur so sei künftig die Tagesarbeit zu bewältigen und – wie viele sagen – Chaos im Tagesablauf zu vermeiden.

Hierbei geht es um 4 Punkte:

  1. Speicherung aller Dokumente zu einer Akte an einer Stelle,
  2. Benennung der Dokumente so eindeutig, dass sie ohne Öffnen wiedergefunden werden können,
  3. Trennung von zu bearbeitenden Dokumenten vom erledigten Akteninhalt

(Früher war das daran zu erkennen, dass Dokumente noch nicht abgeheftet waren),

und immer wieder bei der Tagesarbeit:

  1. elektronischer Hin- und Her-Transport von Dokumenten und Dateien zwischen Anwalt und Sekretariat so, dass nichts ‚verloren geht‘ (ohne Zettelwirtschaft oder mündliche Hinweise).

Schon 2003 wurde das erste System für die elektronische Dokumentenarbeit in LawFirm® integriert, das die vorstehenden Anforderungen erfüllt. Im Laufe der Jahre wurden die Funktionen weiter optimiert und ausgebaut.

Mit dem Upgrade vom Januar 2019 haben wir das System schließlich durch komplette Funktionen für den elektronischen Rechtsverkehr erweitert (mehr Details siehe hier)

Der Schlüssel zu Allem: die elektronischen Arbeitsmappen, exklusiv in LawFirm®

Die elektronischen Arbeitsmappen sind so etwas wie ein Stapel von persönlichen Postkörben, die auf jedem Benutzer-Schreibtisch stehen.

Jeder Postkorb ist beschriftet mit einer Aufgabenart. In der Arbeitsmappen-Übersicht sind die Postkörbe eines oder (einstellbar) aller Benutzer(s) aufgelistet, jeweils mit der Anzahl der darin befindlichen Dokumente/Dateien.

Nach Auswahl einer Arbeitsmappe sind die darin befindlichen Dokumente auf der linken Seite aufgelistet und können per Doppelklick geöffnet werden.

In den Arbeitsmappen werden Digitale Diktate und Spracherkennungs-Dateien genau so verwaltet wie alle anderen aufgabenbezogenen Dateien.

Listen- und Sortierfunktion: in den Postkörben enthalten sind also alle Dokumente und Dateien, die – entsprechend ihrer Aufgabenart – zu bearbeiten sind. Für die Tagesarbeit stehen damit übersichtlich sortierte Listen der offenen Dokumentaufgaben zur Verfügung.

Workflow-Funktion: Dokumente werden innerhalb der Kanzlei an die Arbeitsmappe (= ‚Postkorb‘) eines anderen Benutzers  einfach mit einem Mausklick elektronisch weitergeleitet. Ständige Akten- und Papiertransporte sowie Aktenstapel bei Anwalt und Sekretariat gehören damit der Vergangenheit an.

Aufgaben-Verknüpfung: Nützlich ist im Dokumenten-Arbeitsfenster auch, dass Standard-Aufgaben zu Dokumenten (Telefonate, Termine, Fristen, WVs usw.) direkt notiert werden können. Hier kann sofort geprüft werden, ob zu einem Dokument (z.B. einer Terminsnachricht des Gerichts) die entsprechende Aufgabe (der Termin) notiert wurde.

Aus dem Aufgabenfenster kann per Doppelklick das Dokument geöffnet und geprüft werden, ob die Aufgabe richtig eingetragen wurde (4-Augen-Prinzip).

Arbeitsbereich ‚Elektronische Akte‘

Im Dokumenten-Arbeitsfenster ist als weiterer Arbeitsbereich die ‚Elektronische Akte‘ integriert.

Hier ist der Ausgangspunkt für das Kopieren der ganzen Akte oder eines Akten-Auszugs auf einem mobilen Rechner für die externe Offline-Arbeit bei Gericht / bei einem Mandanten (ohne Internetzugang).

Hier steht auch der LawFirm®-Viewer zur Verfügung für die Anzeige von Dokumenten der Akte und für die Vorbereitung von ERV-Sendungen an das Gericht oder z.B. zur – optional verschlüsselten – PDF-Umwandlung (Einzeldokumente oder zusammengefasst) zur Verwendung als Anlagen für E-Mails, als Lesekopien oder zur Mitnahme auf Mobilgeräten (mehr dazu hier).

Transparenter Übergang von der Papierarbeit zur elektronischen Dokumenten-Arbeit

LawFirm® ist in allen Punkten so ausgestattet, dass sowohl die herkömmliche Papierarbeit, als auch die elektronische Dokumenten-Arbeit konsequent unterstützt werden. Da die elektronischen Arbeitsabläufe die gewohnten Papierabläufe exakt nachbilden, ist ein fließender Übergang von der Papierarbeit zur elektronischen Arbeit vorgegeben.

Die Übergangszeit wird in LawFirm® so weit unterstützt, dass im Aktenfenster vermerkt werden kann, ob bereits alle Dokumente der Akte in elektronischer Form vorliegen. Damit ist immer klar, ob im Einzelfall die Papierakte noch herausgeholt werden muss oder nicht.

Nach dem Beginn mit der rein elektronischen Dokumentenarbeit, sollte das natürlich bei allen neuen Akten nicht mehr nötig sein.

Papierakte und elektronische Akte existieren in der Übergangszeit vorübergehend (oder aus Dokumentationsgründen auch auf Dauer) nebeneinander. Das gilt auch für den Fall, dass für größere Ausarbeitungen (große Schriftsätze oder Verträge) das ‚Papiergefühl‘ weiterhin gewünscht ist.

Ab Beginn der elektronischen Dokumentenarbeit sollten die täglichen Arbeitsabläufe (z.B. Posteingangsbearbeitung, Abwicklung von Diktaten etc.) mit den Funktionen von LawFirm® elektronisch erledigt werden. Das vermeidet Doppelarbeiten und wahrt zu jedem Zeitpunkt die einfache Übersicht über offene und erledigte Arbeiten.

Von LawFirm®-Kanzleien ist immer wieder zu hören, dass der Übergang zur elektronischen Dokumentenarbeit viel einfacher und reibungsloser ablief als erwartet. Genau das haben wir seit der Konzeption und Einführung der elektronischen Arbeitsmappen im Auge gehabt.

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