Organisationsaufwand minimieren

auch bei Teamarbeit und Vertretungen

Zu den größten Herausforderungen einer lebhaften Kanzlei gehört die sach- und zeitgerechte Planung und Erledigung der anstehenden Aufgaben. Durch Telefonate, Besprechungen, Korrespondenzen und neue Mandate kommen laufend Aufgaben neu hinzu oder ändern sich.

Die bisher üblichen turnusmäßigen WV-Einträge im Kalender sind keine wirkliche Lösung; sie machen oft mehr Aufwand bei der Abarbeitung, als sie Nutzen für die Erledigung bringen. Zudem werden spontane Aufgaben, wie ein- und ausgehende Telefonate damit nicht erfasst.

LawFirm® hält für alle Aufgaben, auch Telefonate und Dokumentaufgaben einfache elektronische Lösungen bereit.

Allgemeine Aufgaben zusammen in einem Arbeitsfenster

Im Aufgaben-Arbeitsfenster sind folgende Aufgaben als stets aktuelle Workflow-Liste zusammengefasst:

  • Telefon-Notizen zu eingegangen Anrufen,
  • zu führende Telefonate,
  • Vorfristen und Wiedervorlagen,
  • Fristen und Termine,
  • sonstige allgemeine Aufgaben und Verfügungen.

Die Besonderheit dabei ist, dass der Benutzer – entsprechend seiner persönlichen Arbeitseinteilung – wählen kann, welche Aufgaben in der Liste angezeigt werden, und zwar nach 3 Kriterien:

  • Art der anzuzeigenden Aufgaben (Telefonate, Fristen, WV etc. oder alle Aufgaben),
  • zuständiger Benutzer (oder alle Benutzer),
  • Erledigungs-Zeitraum, für den die Aufgaben angezeigt werden sollen (oder alle Zeiträume).

Per Doppelklick kann dann die jeweilige Aufgabe geöffnet und bearbeitet werden

Die angezeigten Aufgaben können natürlich auch als Arbeitsliste für den Schreibtisch ausgedruckt werden.

Diese universellen Möglichkeiten machen das Arbeitsfenster zum idealen  Werkzeug für die zeit- und sachgerechte Erledigung der anstehenden allgemeinen Aufgaben.

Alle Dokument-Aufgaben in einem weiteren Arbeitsfenster

Die sich aus Dokumenten ergebenden Aufgaben sind im Dokumenten-Arbeitsfenster zusammengefasst.

Das Besondere ist hier, dass die Dokumente in den ‚elektronischen Arbeitsmappen‘ jedes Benutzers von Anfang an nach Aufgabenarten sortiert werden. Die ‚elektronischen Arbeitsmappen‘ sind das elektronische Abbild eines Stapels von Postkörben, in den die Dokumente nach Aufgaben sortiert eingefügt sind.

Das sortierte Abarbeiten von Dokumenten entspricht der typischen Arbeitsweise von Anwalt und Sekretariat, die hintereinander z.B.:

  • Posteingänge abarbeiten und dabei Fristen und Termine notieren (Sekretariat + RA)
  • Digitale Diktatdateien schreiben (Sekr.)
  • Geschriebene Dokumente überprüfen (RA, bei Dokumenten aus der Spracherkennung: Sekr. + RA)
  • Den Versand vorbereiten (in U-Mappe bzw. den elektronischem Versand über beA oder Governikus Communicator)

Das Dokumenten-Arbeitsfenster kann aber noch mehr:

  • Dokumente von einem Benutzer zu einem anderen Benutzer per Knopfdruck weiterleiten (in dessen richtige Arbeitsmappe);
    Das ersetzt elektronisch den bisherigen manuellen Arbeitsfluss in der Kanzlei (z.B. zwischen Anwalt und Sekretariat) – ohne Akten- oder Papiertransport und ‚Zettelwirtschaft‘.
  • Termine, Fristen, WV usw. werden direkt zum Dokument eingetragen, so dass später, nach dem Öffnen der Aufgabe, sofort das zugrunde liegende Dokument geöffnet werden kann, z.B. für die 4-Augen-Kontrolle.

Möglich ist hier auch

  • zur Bearbeitung das Dokument per Doppelklick öffnen
  • den Ordner im Windows-Explorer öffnen, in dem das Dokument physisch gespeichert ist – das Dokument ist dabei markiert (‚gelber Zauberknopf‘)

Im Dokumenten-Arbeitsfenster sind auch direkt die Funktionen zum Importieren von Dokumenten bei der Hand:

  • Einscannen,
  • Import einzelner und aller Dokumente aus einem Windows-Ordner (per Drag+Drop)
  • Import von ERV-Sendungen aus dem beA und (per Drag+Drop) aus dem Governikus Communicator

Auch außerhalb des Dokumenten-Arbeitsfensters können Dokumente und Dateien auch einfach per Drag+Drop direkt in das Aktenfenster, das Adressfenster oder jedes andere Hauptfenster importiert werden. Diese Funktion wird häufig zum Import von E-Mails aus Outlook oder einem anderen E-Mail-Programm benutzt, das die Drag+Drop-Funktion unterstützt.

Eigene Aufgaben stets im Blick: die MyLawFirm®-Infoleiste

Die in LawFirm® verfügbaren Arbeitsfenster (1. für allgemeine Aufgaben und 2. für dokumentbezogene Aufgaben (siehe dazu die vorstehenden Abschnitte) sind für die vollständige und zeitgerechte Abarbeitung der entsprechenden Aufgaben sehr nützlich. Will der Benutzer neu entstandene Aufgaben (z.B. neue Anrufe etc.) nicht ‚verpassen‘, so muss er zur Prüfung diese Fenster mehrmals am Tag turnusmäßig öffnen. Das ist lästig und kostet Zeit.

Wir haben deshalb in LawFirm® eine Übersichtsleiste realisiert, die immer angezeigt wird, so dass der Benutzer seine Aufgaben stets im Blick hat, ohne dafür in ein anderes Fenster gehen zu müssen:  die MyLawFirm®- Infoleiste.

Dort wird die Zahl der aktuellen eigenen Aufgaben des LawFirm®-Benutzers als kurze Übersichts-Listen angezeigt und zwar in der für die Anwaltsarbeit typischen Aufteilung.

Die Listen können  jederzeit per Mausklick aktualisiert werden. Mit einem weiteren Mausklick kann der Benutzer sofort in die jeweiligen Arbeitsfenster wechseln.

Die MyLawFirm®-Infoleiste hält noch weitere Infoleisten (z.B. zu Finanzaufgaben) bereit.