Übersichten und Arbeitsfenster sparen Zeit und geben Sicherheit

Controlling-Maßnahmen, die in den meisten Unternehmen selbstverständlich sind, werden in Kanzleien oft nicht durchgeführt, weil Werkzeuge für ein rationelles und zeitlich machbares Vorgehen fehlen.

Mit den Werkzeugen in LawFirm® werden einfach und mit wenig Zeitaufwand Fragen beantwortet wie:

  • Wie kann ich erreichen, dass erbrachte Leistungen immer vollständig abgerechnet werden, und das möglichst zeitnah?
  • Wie können alle offene Posten immer konsequent verfolgt werden und vermieden, dass Forderungen in die Verjährung laufen, weil sie übersehen wurden?

Die Controlling-Werkzeuge werden nach dem All-In-Prinzip ohne Zusatzkosten  mit LawFirm® ausgeliefert. So haben LawFirm®-Kanzleien die Option, sich bei Gelegenheit – wenn gewünscht – damit zu beschäftigen.

LawFirm® enthält eine Reihe von Werkzeugen, die – ohne großen Aufwand – dabei helfen, während des ganzen Jahres fortlaufend zeitnah und vollständig abzurechnen.

Das führt letztlich zu gleichmäßigen Zahlungs-Zuflüssen, auch wenn in der Kanzlei viele Akten in laufender Bearbeitung sind. Ein Überblick:

  1. Abrechnungspositionen zusammentragen
  • Entstandene RVG-Gebühren können jederzeit eingetragen werden, nicht erst bei der Erstellung der Liquidation
    Vorteil: das hilft gegen das Übersehen von Gebühren und macht Übersichten möglich über die noch nicht abgerechneten Leistungen)
  • Bei Zeithonoraren müssen Zeitstunden vor der Liquidation in Euro-Beträge umgesetzt werden:

Im Stundenaufstellungsfenster können Ergänzungen und Korrekturen vorgenommen werden.

Per Knopfdruck wird das Ergebnis in die Aktengebühren übernommen.

  • Nebenkosten (Kopien, Fahrtzeiten etc.) werden im Nebenkosten-Bereich der Akten eingetragen und dann, wenn die Liquidation erstellt werden soll, richtig saldiert und berechnet in die abzurechnenden Gebühren übernommen.
  1. Liquidation erstellen

Bei der Erstellung der Liquidation kann der Bearbeiter allen offenen Positionen auswählen, auch Fremdgelder und Auslagen, die ja über die Buchhaltung eingetragen werden.

Liquidationen können auch zunächst als Entwürfe erstellt werden: das macht eine Arbeitsteilung zwischen Sekretariat (Entwurf erstellen) und Anwalt (prüfen und freigeben) möglich.

  1. LawFirm® hat auch eine einfache Lösung für die Kontrolle, in welchen Akten noch gar nicht oder lange nicht mehr abgerechnet wurde. Das geschieht in 4 bzw. 3 Schritten:
  • Soweit Zeithonorare vereinbart sind, müssen die im Arbeitsfenster ‚Offene Stunden‘ aufgelisteten Stunden in Euro-Beträge umgesetzt und in die Aktengebühren eingetragen werden (s.o.)
  • Mit Hilfe der Arbeitsliste (im Menü Liquidationen / ‚Offene Gebühren‘) werden dann alle eingetragenen Nebenkosten, sowie Gebühren, Fremdgelder und Auslagen abgerechnet.

Nach jeder Liquidation wird das ‚Zuletzt geprüft‘-Datum im Gebührenbereich aktualisiert. Das Datum kann auch einfach hochgesetzt werden, um die betreffende Akte von der monatlichen Prüfung auszunehmen

  • In der Arbeitsliste (im Menü Liquidationen / Liste ‚zuletzt geprüft‘) werden die Akten angezeigt, deren Gebühren länger als 30 Tage nicht kontrolliert wurden.
  • Übrig sind noch die Akten, in denen noch nie eine Liquidation erstellt wurde (das sollten jetzt nur noch wenige sein). Diese können über das Arbeitsfenster (im Menü: Liquidationen / Akten ohne Liquidation) angezeigt und dann nacheinander abgerechnet werden.

Mit diesen Schritten wird in LawFirm® eine fortlaufende vollständige Abrechnung aller erbrachten Leistungen Realität.

Die früher übliche manuelle Gebühren-Kontrolle aller Akten im Aktenbock (immer im November, vor Verjährungseintritt) gehört bei LawFirm® der Vergangenheit an.

Die Frage: „Muss man das machen“ ist mit einem klaren „Nein“ zu beantworten. Wenn aber ein kontinuierlicher Liquiditätszufluss in der Kanzlei immer sichergestellt sein und Gebührenverluste vermieden werden sollen, ist dies zu empfehlen.

LawFirm® stellt auch eine Reihe von Listen und Werkzeuge zu Buchungen und offenen Posten zur Verfügung:

  • In der Tagesarbeit am meisten gebraucht ist die Übersicht über die Buchungen zu einer Akte.
    Das Akten-Kontenblatt zeigt in LawFirm® alle Buchungen

    • mit dem Buchungsdatum,
    • mit ihren Zuordnungen zu Honorar, Fremdgeld, Auslagen,
    • bei Liquidationen die Liquidations-Nr.,
    • bei Buchungen über Bank und Kasse die Nummer des Kontoauszugs

Eventuelle Fragen zu den Finanzen der Akte sind damit schnell geklärt

  • Einen übergreifenden Überblick über alle oder ausgewählte Akten gibt die Aktenkonten-Saldenliste; die einbezogenen Akten können nach vielen Kriterien bestimmt werden.
  • Die Akten-übergreifende Liste „Offene Liquidationen (+)“ enthält gleichfalls eine Reihe ansonsten nicht üblicher Besonderheiten:
    • Die offenen Beträge sind nach Monaten gruppiert und mit Zwischensummen versehen. Hierdurch ist leicht die Altersstruktur der Forderungen zu erkennen.
      Das ist wichtig, da nach der Erfahrung die Wahrscheinlichkeit des Zahlungseingangs mit dem Alter der Forderung abnimmt
      (bei bilanzierenden Unternehmen ist das Alter auch der Maßstab für die Bewertung von Forderungen für den Jahresabschluss)
    • Bei den offenen Liquidationen sind auch die Anteile von Honorar, Fremdgeld und Auslagen aufgeführt und die Zahl der bisher erfolgten Mahnungen
    • Zudem ist am Ende der Liste zur Übersicht auch der Nettobetrag der offenen Honorare ausgewiesen, da der sofort abzuführende Umsatzsteuer-Anteil keinen Einfluss auf die dauerhafte Liquidität hat.
  • Besondere Lösung für uneinbringliche Liquidationen: Liste „Offene Liquidationen (-)“:

Hintergrund: in Listen offener Liquidationen sieht man oft Rechnungen, bei denen (nach mehreren Mahnungen oder wegen Insolvenz)  kein Zahlungseingang mehr erwartet werden kann. Das verfälscht auf Dauer die Summe der  tatsächlich zu erwartenden Zahlungen bis hin zur Unbrauchbarkeit.

In LawFirm® ist dieses Problem mit einer zweiten Liste „Offene Liquidationen (-)“ gelöst: bei jeder Liquidation ist zunächst automatisch das Zeichen „Zahlung erwartet“ gesetzt. Wird das Zeichen vom Benutzer gelöscht, erscheint die Liquidation nicht mehr in Hauptliste „Offene Liquidationen (+)“, sondern in der zweiten Liste „Offene Liquidationen (-)“. Diese Liste zeigt einerseits die aufgelaufenen Verluste (die man ja eher nicht sehen will). Andererseits kann aber damit schnell entschieden werden, in welchen Fällen Honorarklagen erhoben werden sollen.

Für den Bilanzierer ist die Liste weiter die Grundlage für die Entscheidung, welche Liquidationen storniert und ausgebucht werden sollten, damit bereits vorausbezahlte Umsatzsteuer zurückgefordert und vom Erlös abhängige Steuern entsprechend reduziert werden können.

Hier geht es darum, auf Dauer möglichst in jedem Mandat für seine Arbeit eine angemessene Vergütung zu erhalten. (Natürlich schließt das nicht Fälle der nicht berechneten ‚Pro-Bono‘-Tätigkeit aus, die wohl jeder Anwalt kennt und in geeigneten Fällen auch erbringt).

Die mitlaufende Kalkulation

Hintergrund: Das System der knappen gesetzlichen RVG-Gebühren lässt den für das Mandat vom Anwalt erbrachten Arbeits- und Zeitaufwand weitgehend unberücksichtigt. Die als Argument für dieses System angeführte angebliche ‚Mischkalkulation‘ funktioniert nur unzureichend, wie die regelmäßig von der BRAK (im STAR Bericht) veröffentlichten Einkommensstatistiken der Rechtsanwälte zeigen.

Eine Verbesserung des Jahreseinkommens lässt sich aber nur erreichen, wenn der Anwalt erfährt, bei welchen konkreten Aufträgen eine auskömmliche Vergütung erreicht wird, und bei welchen Aufträgen durch entsprechende Maßnahmen (z.B. durch Vereinbarung eines Zusatzhonorars oder Zeithonorars) dies möglich gemacht werden kann.

Die Funktion in LawFirm®

In LawFirm® ist eine Funktion eingebaut, mit der zu jeder Zeit ein Überblick über die Wirtschaftlichkeit eines Mandats gewonnen werden kann, das ‚Zeit- und Budgetinfo-Fenster:

Den meisten Nutzen aus diesem Fenster ziehen Benutzer, die – wie von uns empfohlen – mit nur ein paar Minuten Aufwand pro Tag, alle Tätigkeitzeiten des Tages erfassen. Die Rechenroutinen in LawFirm® können dann einen Zusammenhang zwischen Honorar-Ertrag und dem eingesetzten Zeitaufwand herstellen und die tatsächlich erzielte Vergütung pro Stunde automatisch ermitteln.

Das Fenster enthält darüber hinaus Informationen zur Kalkulation künftig zu erwartender Honorare und Informationen zum persönlichen Zeitmanagement des Anwalts.

Der Begriff ‚Budget‘ scheint eher aus dem Vokabular der Kalkulation in Produktionsunternehmen zu stammen. Allerdings nimmt die Zahl der Kanzleien zu, die in geeigneten Fällen mit dem Mandanten Honorar-Budgets vereinbaren, bei deren Erreichen der Mandant informiert werden will, um dann ggf. über das weitere Vorgehen zu sprechen.

Eine solche Budgetvereinbarung ist ein geeignetes Mittel, dem Mandanten die gewünschte Kostentransparenz anzubieten.

Voraus-geschätzte Honorarbudgets können auch dazu benutzt werden, um der Kanzleiführung Grunddaten zu den aktuell zu erwartenden Honorarvolumina zu liefern (‚work in progress‘)

In LawFirm® kann bei jeder Akte ein geplantes Honorarbudget eingetragen werden:

Die Budgetkontrolle geschieht dann mit Hilfe frei konfigurierbarer Kontroll-Listen:

LawFirm® enthält auch eine Reihe von Werkzeugen für die Unterstützung der Kanzlei-Weiterentwicklung (Einzelheiten dazu siehe hier)