Informationen zur E-Rechnung ab 01.01.2025

zum Thema E-Rechnungen haben wir hier einige Informationen für Sie zusammengestellt. Kontaktieren Sie uns gerne, wenn noch Fragen offen bleiben sollten.

Mit dem “Wachstumschancengesetz” (Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen…) wurden umsatzsteuerrechtliche Regelungen eingeführt, die eine Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung zwischen Unternehmen (B2B) ab dem 01.01.2025 vorsehen.

Wir geben hier einen Überblick über den Stand der Regelungen und unsere Planung zur Unterstützung durch entsprechende Ergänzungen in LawFirm® (s.u. unter “Erstellung und Versand…” bzw. “Empfang von E-Rechnungen”). Unser internes LawFirm® System wurde schon umgestellt und produziert bereits seit Juli 2026 unsere eigenen Rechnungen als E-Rechnungen im XML- und im ZUGFeRD-Format. Eine Veröffentlichung ist gegen Ende Oktober 2026 geplant.

Mit den elektronischen Rechnungen hatten wir uns schon vor dem LawFirm® Update auf die Version V8.2x (11/2023) befasst und in der Version V8.2y (04/2025) schon einige kleinere vorbereitende Änderungen vorgenommen. Es gibt allerdings lange Übergangsfristen, so dass wir das Thema zunächst noch zurückgestellt haben, um ggf. noch stattfindende Änderungen (wie z.B. aktuell bei den ZV Formularen) und neue Entwicklungen in den vorgesehenen Dateiformaten berücksichtigen zu können.

Hier finden Sie einen aktuellen Überblick der Telekom zum Thema “E-Rechnungen”:

https://geschaeftskunden.telekom.de/business/hilfe-und-service/rechnung/e-rechnung

Und hier eine Information zu den Übergangsfristen:

https://www.haufe.de/steuern/gesetzgebung-politik/elektronische-rechnung-wird-pflicht-e-rechnung-im-ueberblick_168_605558.html

Die relevante Passage aus dem verlinkten Artikel (Stand 31.10.2024):

Ab wann gilt die Verpflichtung zur E-Rechnung?

Die grundsätzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung gilt ab 1.1.2025. Angesichts des zu erwartenden hohen Umsetzungsaufwandes für die Unternehmen hat der Gesetzgeber jedoch Übergangsregelungen (§ 27 Abs. 38 UStG n. F. (gem. Vermittlungsergebnis v. 21.2.2024, zuvor Abs. 39) für die Jahre 2025 bis 2027 vorgesehen. Diese sind in der vom Bundestag verabschiedeten Gesetzesfassung nochmals etwas großzügiger als im Regierungsentwurf:

Bis Ende 2026…

dürfen für in 2025 und 2026 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben in diesem Zeitraum zulässig, allerdings ist hierfür (wie bisher) die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG n. F.).

Bis Ende 2027…

dürfen für in 2027 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben in diesem Zeitraum zulässig; wie in 2025 und 2026 (s. o.) ist hierfür die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich; zusätzliche Voraussetzung ist allerdings, dass der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz (Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 3 UStG) von max. 800.000 EUR hat (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG n. F.)

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Zu LawFirm gibt es für die Erstellung und für den Empfang von E-Rechnungen folgende Informationen:

Zum Versand von E-Rechnungen: Nach den derzeit geplanten Regelungen (s. der verlinkte Artikel) soll grundsätzlich ab dem 01.01.2025 eine E-Rechnung versendet werden können. Mit einer Übergangsfrist bis zum 01.01.2027 (und bei Umsätzen < 800.000 € sogar bis zum 01.01.2028) können Sie aber noch Papierrechnungen verwenden.

Rechtzeitig vor dem Ende der Übergangsfrist zum 31.12.2026 werden wir eine Funktion bzw. einen Knopf anbieten, der zu einer bereits erstellten Rechnung eine E-Rechnung erstellt (als PDF Dokument, voraussichtlich im sog. ZUGFeRD Format, d.h. mit unsichtbar in das PDF Dokument eingebettetem Datensatz, wenn sich die geplanten Regelungen bis dahin nicht ändern). Unser internes LawFirm System ist schon umgestellt und erstellt unsere eigenen Rechnungen seit Juli 2026 im XML- und im ZUGFeRD-Format (als PDF mit eingebundenem XML-Datensatz). Die Veröffentlichung als Upgrade auf eine neue LawFirm Version ist im Herbst 2026 geplant.

Sie können natürlich auch jetzt schon die mit Word erstellten Rechnungen umgewandelt ins PDF-Format versenden – z.B. über unsere Bereitstellungsfunktion im Dokumentenviewer, „blauer Pfeil“. Mit der neuen Funktion werden dann aber später die XML-Daten der Rechnungen zusätzlich im PDF Dokument eingebettet sein (das macht die „E-Rechnung“ aus).

Zum Versand von Rechnungen als PDF ist nach aktuellen Stand des RVG (seit dem 17.07.2024) keine digitale Signatur mehr erforderlich,. Sie können also auch jetzt schon einfach die mit LawFirm erstellten Rechnungen umgewandelt ins PDF Format problemlos per E-Mail versenden.

Der Empfang von E-Rechnungen, die ab dem 01.01.2025 eintreffen könnten, stellt für LawFirm kein besonderes Problem dar. Weil in LawFirm keine Eingangsrechnungen verbucht werden, ist ein Einlesen der Datensätze in LawFirm nicht erforderlich. Wir gehen davon aus, dass Hersteller von Finanzbuchhaltungssoftware (Lexware, DATEV o.ä.) entsprechende Einlesefunktionen zum automatischen Einbuchen von Eingangsrechnungen anbieten werden. Das lohnt sich allerdings nur bei einem größeren Volumen.

Der weitaus größte Teil der E-Rechnungen wird voraussichtlich als lesbares PDF Dokument eintreffen (z.B. nach dem schon erwähnten ZUGFeRD Standard), so dass Sie die allermeisten Eingangsrechnungen nach wie vor ohne zusätzliche Software/-Funktionen problemlos lesen und drucken sowie per Drag & Drop in Ihre digitalen LawFirm-Akten übernehmen können. Sollte es sich im Einzelfall um reine Datensätze handeln, gibt es dazu bereits kostenlose Anzeigeprogramme, wie z.B.:

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