Informationen zur E-Rechnung ab 01.01.2025

zum Thema E-Rechnungen haben wir hier einige Informationen für Sie zusammengestellt. Kontaktieren Sie uns gerne, wenn noch Fragen offen bleiben sollten.

Mit dem “Wachstumschancengesetz” (Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen…) wurden umsatzsteuerrechtliche Regelungen eingeführt, die eine Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung zwischen Unternehmen (B2B) ab dem 01.01.2025 vorsehen. Für die Pflicht zur Erstellung von Rechnungen gelten Übergangsfristen.

Wir geben hier einen Überblick über den Stand der Regelungen und Informationen zur Unterstützung durch entsprechende Ergänzungen in LawFirm® (s.u. unter “Erstellung und Versand…” bzw. “Empfang von E-Rechnungen”). Unser internes LawFirm® System wurde schon umgestellt und produziert bereits seit Juli 2026 unsere eigenen Rechnungen als E-Rechnungen im XML- und im ZUGFeRD-Format. Mit der LawFirm Version V8.2z (September 2026) stehen die entsprechenden Funktionen auch den Anwenderkanzleien zur Verfügung.

Hier finden Sie einen aktuellen Überblick der Telekom zum Thema “E-Rechnungen”:

https://geschaeftskunden.telekom.de/business/hilfe-und-service/rechnung/e-rechnung

Und hier eine Information zu den Übergangsfristen:

https://www.haufe.de/steuern/gesetzgebung-politik/elektronische-rechnung-wird-pflicht-e-rechnung-im-ueberblick_168_605558.html

Speziell zu LawFirm gibt es für die Erstellung und für den Empfang von E-Rechnungen folgende Informationen:

Zum Versand von E-Rechnungen: Nach dem Wachstumschancengesetz (s. der verlinkte Artikel) soll grundsätzlich ab dem 01.01.2025 eine E-Rechnung versendet werden können. Mit einer Übergangsfrist bis zum 31.12.2026 (und bei Umsätzen < 800.000 € bis zum 31.12.2027) können Sie grundsätzlich noch Papierrechnungen verwenden.

In LawFirm werden zwei E-Rechnungsformate unterstützt: Rechtzeitig vor dem Ende der Übergangsfrist zum 31.12.2026 haben wir mit dem Upgrade auf die LawFirm Version V8.2z (im September 2026) eine Funktion in LawFirm integriert, die parallel zu jeder erstellten Rechnung eine sog. “X-Rechnung” erzeugt, also einen maschinenlesbaren Datensatz mit den Rechnungsdaten. Diese X-Rechnung wird dabei auch automatisch in die digitale LawFirm-Akte übernommen.

Zusätzlich gibt es einen neuen Knopf in den LawFirm Word-Erweiterungen (im Word Register “LawFirm-Funktionen”), mit dem man aus dem Word-Dokument einer bereits erstellten Rechnung heraus eine E-Rechnung als PDF-Dokument erstellen kann. Sie können also vorher das Word-Dokument noch bearbeiten, müssen sich dabei aber auf das Layout beschränken – die Zahlen dürfen nicht vom maschinenlesbaren Rechnungsinhalt abweichen. Der o.a. XML-Datensatz wird unsichtbar in das PDF-Dokument eingebettet (im sog. ZUGFeRD Format). Die resultierende E-Rechnung als PDF-Dokument ersetzt in der digitalen LawFirm Akte den XML-Datensatz.

Insbesondere am Anfang empfehlen wir dringend, die E-Rechnungen vor dem Versand zu validieren bzw. den Inhalt des maschinenlesbaren Teils zu prüfen. Entsprechende Werkzeuge finden Sie unter der Überschrift “Nützliche Fundstellen” auf dieser Seite.

Unser internes LawFirm System wurde bereits vorab umgestellt und erstellt unsere eigenen Rechnungen seit Juli 2026 im XML- und im ZUGFeRD-Format (als PDF mit eingebundenem XML-Datensatz).

Zum Versand von Rechnungen als PDF ist nach aktuellen Stand des RVG (seit dem 17.07.2024) keine digitale Signatur mehr erforderlich. Sie können also die mit LawFirm erstellten E-Rechnungen auf einem elektronischen Versandweg Ihrer Wahl (z.B. E-Mail oder Online-Akte) an den Rechnungsempfänger versenden.

Der Empfang von E-Rechnungen, die ab dem 01.01.2025 eintreffen könnten, stellt für LawFirm kein besonderes Problem dar. Weil in LawFirm keine Eingangsrechnungen verbucht werden, ist ein Einlesen der Datensätze in LawFirm nicht erforderlich. Wir gehen davon aus, dass Hersteller von Finanzbuchhaltungssoftware (Lexware, DATEV o.ä.) entsprechende Einlesefunktionen zum automatischen Einbuchen von Eingangsrechnungen anbieten werden. Das lohnt sich allerdings nur bei einem größeren Volumen.

Der weitaus größte Teil der E-Rechnungen wird voraussichtlich als lesbares PDF Dokument eintreffen (z.B. nach dem schon erwähnten ZUGFeRD Standard), so dass Sie die allermeisten Eingangsrechnungen nach wie vor ohne zusätzliche Software/-Funktionen problemlos lesen und drucken sowie per Drag & Drop in Ihre digitalen LawFirm-Akten übernehmen können. Sollte es sich im Einzelfall um reine Datensätze handeln, gibt es dazu bereits kostenlose Anzeigeprogramme, wie z.B.:

Quba Viewer

Hier finden Sie weiterführende Informationen: