Archivierung für Dokumente / Kanzlei ohne Papierumlauf - Testsieger Anwaltssoftware - für Rechtsanwälte, Kanzleien und Rechtsabteilungen

Archivierung und Dokumentenworkflow / Kanzlei ohne Papierumlauf in LawFirm®

Schon seit LawFirm®-Professional 8.2h (Ende 2003): Kanzlei ohne Papierumlauf, Teamarbeit mit Dokumenten und Aufgaben
(voll integrierte Digitale Sachbearbeitung - Elektronische Akte - Digitale Akte)

Bereits seit der Markteinführung im Jahr 1999 ist im Grundumfang der Anwaltssoftware LawFirm® (sogar schon in der sehr preisgünstigen Standard-Version) die Funktion der »elektronischen Akte« enthalten. Kanzlei ohne Papierumlauf: Mit dem Upgrade auf die Version 8.2h von LawFirm®-Professional (Ende 2003) wurde an die LawFirm®-Kanzleien darauf aufbauend - im Rahmen der Softwarepflege, ohne Zusatzkosten - für die voll elektronische Unterstützung der Teamarbeit mit Dokumenten, Dateien und Aufgaben ein »erwachsenes« Dokumentenmanagement-System zur aktenbezogenen und in den Kanzlei-Workflow eng integrierten Verwaltung, Nutzung und Bearbeitung von Dokumenten und Dateien ausgeliefert.

Durch die enge Integration dieser Funktionen mit den fachlichen Kanzleisoftware Anwendungsfunktionen ist die Einführung und Nutzung sehr einfach und schnell erledigt. Selbst wenn die Funktionen nicht genutzt werden, stören sie den Betrieb der restlichen LawFirm® Funktionen nicht.

die Anwaltssoftware LawFirm® ist damit (in der LawFirm® Professional Version) ...

die erste Anwaltssoftware mit einer integrierten Digitalen Sachbearbeitung
für die

Kanzlei ohne Papierumlauf (mit elektronischen Arbeitsmappen)

... mit der Möglichkeit des jederzeitigen Fernzugriffs (in der LawFirm® Enterprise-Version). Die Dateien in der elektronischen Akte werden nicht nur archiviert. Über Elektronische Arbeitsmappen mit Kurzverfügungen (Todo's), Prioritäten und Zielterminen/Fristen wird auch die Sachbearbeitung im bürointernen Workflow unterstützt.

Tipp: In der Broschüre "Digitale Sachbearbeitung -Teamarbeit mit Dokumenten und Aufgaben", die dem kostenlosen LawFirm®-Professional Testsystem beiliegt, finden Sie weitere Details zu diesem Thema - hier kostenlos anfordern...

(Bilder zum Vergrößern bitte anklicken)

Elektronischer Rechtsverkehr / Justizkommunikationsgesetz (JKomG)

Mit der Elektronischen Akte in LawFirm haben Sie darüber hinaus schon einen wichtigen Schritt zur Vorbereitung auf die Einführung des JKomG (Justizkommunikationsgesetz, seit April 2005) getan, das am 28.07.2004 durch das Bundeskabinett und am 25.02.2005 durch den Bundestag beschlossen wurde. Damit haben die Verfahrensbeteiligten - Richter, Rechtsanwälte und Bürger - mit zunehmender Verbreitung künftig die Möglichkeit, elektronische Kommunikationsformen wie Datenaustausch und EMail unter Verwendung der Digitalen Signatur gleichberechtigt neben der - herkömmlich papiergebundenen - Schriftform oder der mündlichen Form rechtswirksam zu verwenden.

Elektronischer Rechtsverkehr (ERV) - Aktuell:

Statusbericht des EDV Gerichtstags vom 08.12.2005 zum Fortschritt der Anwaltsprogramm-Anbieter zu XJustiz (Datenaustausch mit Gerichten per XML) / Seit dem 01.12.2005 können Dokumente bei Gerichten in Bremen und Frankfurt über das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) elektronisch eingereicht werden. Bei verschiedenen Gerichten in Brandenburg und NRW sowie bei Bundesgerichtshof und Bundespatentgericht ist der "elektronische Gerichtsbriefkasten" im Einsatz. Auch in Rheinland-Pfalz ist bei Verwaltungs- und Sozialgerichten das elektronische Einreichen inzwischen per E-Mail sowie Akteneinsicht per Internet möglich.

Einfache elektronische Akte (Dokumentenarchivierung)

Unter 'elektronische Akte' wird vielfach nur die Speicherung und Archivierung von Dokumenten mit Bezug auf eine Akte verstanden. In LawFirm® steht eine solche Funktionalität (automatische Speicherung von Dokumenten zu Akten und Adressen, Aufrufen von Dokumenten/Dateien entsprechend der Zuordnung zu Akten oder/und Adressen oder nach Dateityp per Doppelklick, Zuordnen von beliebigen Dokumenten/Dateien zu Akten/Adressen) von Anbeginn an (seit 1999) zur Verfügung.

Ein Highlight der Dokumentenarchivierung lag bei LawFirm® schon immer darin, dass mit LawFirm® geschriebene Dokumente automatisch eine 'sprechende' Bezeichnung erhalten, die die Registernummer der Akte sowie Hinweise Inhalt des Schreibens und den Adressaten enthalten (Beispiel für einen von automatisch LawFirm® erstellten Dokumentennamen: 95_00062_Mahnung_1__an_Hessinger_Leonhard.doc). Deshalb können mit LawFirm® geschriebene Dokumente auch direkt im Windows-Explorer sehr einfach gefunden werden (nach Akte, nach Datum, nach Inhalt und nach Adressat).
Weitere Besonderheiten liegen in der Unabhängigkeit vom Dokumentenformat (es können also auch z.B. Excel-Sheets, Powerpoint-Folien, Unterhaltsberechnungs-Dateien, Diktat- und Spracherkennungsdateien, gespeicherte Telefax und e-mails sowie Links zu Internet-Seiten zur Akte gespeichert werden)

Neu: Digitale Sachbearbeitung und Digitale Akte in der Anwaltssoftware LawFirm® - für die "Kanzlei ohne Aktenumlauf"

Die darüber hinaus neuen Funktionen zur elektronischen Akte in LawFirm® umfassen 6 neue zentrale Funktionsbereiche:

· Neue sehr einfache und vor allem praxisgerechte Möglichkeiten der Integration externer Dokumente in die elektronische Akte (Drag+Drop-Import, paketweises "Hinzu-"Scannen für große Dokumente, Übernahme von Suchergebnissen der besonderen LawFirm®-Search-engine)

· Die neue LawFirm®-Dokumentenanzeige, die es ermöglicht, in den Dokumenten der elektronischen Akte zu blättern, so wie in einer Papierakte (unabhängig vom Format der verschiedenen Dokumente!)

· Anzeige mit dynamischer Ordner-/Baumstruktur ohne fixes Einsortieren in feste Ordner – sehr wichtig für den Einsatz im Knowledge Management (Wissensmanagement, Know-How Verwaltung)

· Die elektronischen Arbeitsmappen jedes Benutzers, die eine vollelektronische Organisation der Dokumentenbearbeitung einschließlich Verfügungen und Fristen-Informationen (Workflows) ermöglicht und damit die tägliche Suche und den Hin- und Hertransport von Akten und Dokumenten in der Kanzlei überflüssig macht

· Jederzeitiger Gesamtüberblick über die anstehenden Dokument-Aufgaben mit den MyLawFirm Info-Leisten (Übersicht auf einen Blick, Navigation zur Bearbeitung mit einem Klick)

· Die volle Integration der elektronischen Dokumente in die Termin-, Fristen-, WV- und Aufgabenverwaltung (es gibt also z.B. dokumentenbezogene Fristen-Einträge wie z.B. den Fristeneintrag zu einem Beweisbeschluss mit Anforderung von Zeugengebühren)

· Die neue LawFirm®-Search-engine, mit der eine neuartige Suche nach Dokumenten auf Datenträgern (Festplatten, CDs, im Netzwerk etc.) möglich ist (u.a. Suche an mehreren Stellen gleichzeitig, mit mehreren Suchausdrücken zum Text-Inhalt, die formuliert werden wie in einer Internet-Suchmaschine und Vieles mehr)

· Der Mobil-Export von einigen oder allen Dokumenten einer elektronischen Akte, die Mitnahme der Dokumente (zum Beispiel auf einem Notebook) zu einem Gerichts- oder Mandantentermin ermöglicht

· Arbeiten mit allen Datenformaten bis hin zu Sprachaufzeichnungen / Digitalen Diktatdateien / Spracherkennungs-Sitzungen (für die Netzwerk-weite Zusammenarbeit als Diktat-Workflowsystem)

· Arbeiten mit einer gemeinsamen Benutzer-Workflow-Oberfläche für alle technischen Quellen (Computerfax, E-Mail, gescannte Eingangspost, Digitale Diktat- und Spracherkennungs-Dateien, etc…)

Elektronische Akte und Digitale Sachbearbeitung

Diese Kanzleisoftware Funktionen sind so ergonomisch gestaltet, dass sich die Benutzung nach kurzer Orientierung intuitiv erschließt und im Tagesbetrieb z.B. die Weiterleitung eines Dokuments an einen anderen Bearbeiter so einfach ist wie der Eintrag einer Wiedervorlage.

Berücksicht man, dass ein wesentlicher Teil der Arbeit in der Kanzlei dokumentenbezogen ist, so wird klar, dass in diesen neuen Funktionen der Anwaltssoftware der Schlüssel zu einer wesentlichen Vereinfachung der Arbeitsabläufe und zum Fortkommen in der Rationalisierung der Kanzlei liegt.

Vorteile der Arbeit mit der elektronischen Akte

Wird die tägliche Eingangspost eingescannt (für ca. 450,- € + MwSt. sind heute Scanner erhältlich, die ca. 30 Seiten pro Minute einscannen können) so gewinnt die Kanzlei mit der elektronischen Akte in der Kanzleisoftware LawFirm® unter anderem folgende Rationalisierungsvorteile:

das Heraussuchen/Suchen der Akten zur Eingangspost entfällt
der Transport der Post und Akten zum und vom Schreibtisch des Sachbearbeiters und zurück entfällt
der Sachbearbeiter kann dokumentenbezogene Kurzverfügungen unmittelbar elektronisch an das Sekretariat übermitteln und deren Erledigung kontrollieren
die Vollständigkeit von Fristen- und Termineinträgen zu Eingangspost wird elektronisch kontrollierbar
Die Kosten von Kopien für Mandanten / für das Gericht etc. können drastisch reduziert werden, da der Laser-Ausdruck eingescannter Seiten nur einen Bruchteil der Kosten einer Kopie auf einem Kopierer (mit Wartungsvertrag) verursacht
Die elektronische Akte ist an allen Arbeitsplätzen der Kanzlei jederzeit und auch gleichzeitig verfügbar - in Kombination mit der LawFirm® Enterprise-Version auch unterwegs / zu Hause / an anderen Standorten (über eine sichere VPN-Verbindung).
Kurze Informationen aus den Akten, auch z.B. aus umfangreichen Strafakten, sind schnell ermittelt, ohne den Arbeitsplatz zu verlassen
Die elektronischen Arbeitsmappen (z.B. die Posteingangsmappe des Anwalts oder die Verfügungsmappe des Sekretariats) sind zugleich aufgabenbezogene Arbeitslisten, die einen direkten Überblick über die offenen dokumentenbezogenen Arbeiten bieten (anders als ein 'Aktenstapel' auf dem Schreibtisch)

Dies sind nur einige Beispiele für die Rationalisierungseffekte der elektronische Akte in der Anwaltssoftware LawFirm.

Einstieg in die Arbeit mit der elektronischen Akte

Die Workflows der elektronischen Akte - insbesondere die Arbeit mit den elektronischen Arbeitsmappen - sind so ergonomisch gestaltet, dass der Benutzer in kürzester Zeit damit vertraut wird.

Ohne großen Umstallungsaufwand können damit die bisherigen Papier-Abläufe durch elektronische Abläufe in der Kanzleisoftware ersetzt werden.

Anders als man dies bisweilen lesen kann, ist es nicht in jedem Fall sinnvoll, die schon vorhandenen Akteninhalte komplett nachträglich einzuscannen. Die Hürde des 'Rückwärts-Scannens' und der damit verbundene Aufwand sollte keinesfalls die Nutzung der Rationalisierungsvorteile verhindern, die in jedem Fall mit der elektronischen Bearbeitung der jeweils aktuellen Akten-Dokumente ad hoc gewonnen werden können.

Da das Scannen am Arbeitplatz geschieht, können die Dokumente sofort - in einem Arbeitsgang - der betreffenden Akte zugeordnet und qualifiziert werden. Qualifizierung (und Indizierung) bedeutet, dass bereits beim Einscannen in einem Arbeitsgang in der Dokumentverwaltung der Inhalt des Dokuments näher bezeichnet wird. Bei den meisten Dokumenten (z.B. Beispiel: Beweisbeschluss, gegenerschriftsatz, Urteil etc.) kann dies durch einfache Auswahl eines Begriffs aus einem Rollbalken geschehen.

Geschickt ist ein Vorgehen, zunächst nur die jeweils aktuelle Post einzuscannen und später - aufgrund genauer Aufwand-Nutzen-Analyse - zu entscheiden, ob man auch alte Akteninhalte ganz oder teilweise nachträglich einscannen will.

Detail-Informationen im LawFirm®-Professional Testsystem

Ausführliche Details zur Zusammenarbeit mit den Dokumenten-Workflowfunktionen, den - exklusiv in LawFirm® vorhandenen - elektronischen Arbeitsmappen und dem Aufgabenmanagement finden Sie in der - dem kostenlosen LawFirm®-Professional Testsystem beiliegenden - Broschüre "Digitale Sachbearbeitung - Teamarbeit mit Dokumenten und Aufgaben".

Das LawFirm®-Professional Testsystem können Sie hier kostenlos und unverbindlich anfordern...

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