Workflow für Spracherkennung und Digitales Diktieren mit LawFirm®
Spracherkennung ist nach dem LawFirm®  Konzept ein Arbeitsschritt im Workflow zur Überführung eines Digitalen Diktats als Vorstufe eines Dokuments in ein Textdokument. In der Elektronischen Akte von LawFirm® werden Digitale Diktate mit der gleichen Benutzeroberfläche und voll integriert über Elektronische Arbeitsmappen in die Textverarbeitung überführt, optional mit Einbindung einer Spracherkennung.

Seit dem Update auf die Version 8.2i (Juni 2004) wird der Arbeitsablauf (Workflow) zum Digitalen Diktieren in netzwerkweiter Zusammenarbeit und zur Spracherkennung von LawFirm® noch besser unterstützt und weiter komplettiert. Mit der Version 8.2k (Juni 2005) ist der Workflow für digitale Diktate und Spracherkennungsdateien eng in die bereichsübergreifende Digitale Sachbearbeitung eingebunden: Gebühren + Finanzen, Forderungen + Beitreibung, Teamarbeit mit Dokumenten (A + B).

 

Tipp: In den Broschüren "Digitales Diktieren und Spracherkennung" und "Digitale Sachbearbeitung -Teamarbeit mit Dokumenten und Aufgaben", die dem kostenlosen LawFirm®-Professional Testsystem beiliegen, finden Sie weitere Details zu diesen Themen - hier kostenlos anfordern...

Digital Diktieren im netzwerkweiten Workflow

Da in einer elektronischen Akte von LawFirm® gespeicherte Dokumente und Dateien jeder Art verwaltet werden können, dient die elektronische Akte auch zur integrierten Verwaltung und Weiterbearbeitung von Digitalen Diktaten (genauer: Digitalen Diktatdateien) und Spracherkennungsdateien.

Kern dieser Erweiterung zum vollständigen netzwerkbasierten Digitalen Diktat- und Spracherkennungs-Workflow sind die neuen Möglichkeiten in LawFirm®, sofort beim (Drag und Drop-) Import Digitaler Diktatdateien und auch bei den Spracherkennungsdateien festzulegen, wie und durch wen diese in der Kanzlei weiterverarbeitet werden sollen. Die weitere Arbeitsorganisation und Nachverfolgung erfolgt dann über die Arbeitsmappen der Elektronischen Akte und das Aufgabenmanagement in LawFirm®.

Der Benutzer setzt damit dieselben Programmfunktionen sowohl für fertige gespeicherte Dokumente ein als auch für Digitale Diktate, die ja nichts anderes sind als eine (Verarbeitungs-) Vorstufe zu Dokumenten.

Neben LawFirm® benötigen Sie nur noch die ggf. erforderlichen Diktiergeräte, Fußschalter (Abspielvorrichtungen) und - falls erwünscht - Einzelplatzlizenzen für ein Programm zur Spracherkennung. Die vollständige Funktionalität zur Verwaltung der Digitalen Diktat- und Spracherkennungs-Workflows im Netzwerk ist bereits im Grundumfang der LawFirm® Professional-Version enthalten.

Die Funktionen in LawFirm® setzen dabei (ohne Herstellerbindung) auf die z.B. von Grundig, Olympus und Philips entwickelten und angebotenen Diktiergeräte, Fußschalter  und Wiedergabesets sowie auf die vom jeweiligen Hersteller (ohne Zusatzkosten) mitgelieferte Diktat- und Wiedergabe Software auf.

Es verhält sich hier nicht anders als beim Schreiben von Texten: dort setzt LawFirm® auf die Funktionen von Microsoft Word auf.

Damit steht zur Verwendung mit LawFirm® eine breite Auswahl an ausgereiften Diktier- und Wiedergabekomponenten zur Verfügung: in Verbindung mit LawFirm® besitzen Sie ein integriertes, umfassendes Digitales (Netzwerk-) Diktiersystem (optional mit Spracherkennung).

 

Tipp: In der Broschüre "Digitales Diktieren und Spracherkennung", die dem kostenlosen LawFirm®-Professional Testsystem beiliegt, finden Sie weitere Details zu diesem Thema - hier kostenlos anfordern...

Spracherkennung als Workflow Arbeitsschritt
Als optionale Erweiterung des in den vorangegangenen Abschnitten beschriebenen Arbeitsablaufs zum Digitalen Diktieren können Spracherkennungsprogramme eingesetzt werden, um den Aufwand speziell im Arbeitsschritt „Abschrift“ weiter zu reduzieren.  Die Einführung des Digitalen Diktierens und die Nutzung der elektronischen Akte mit dem Aufgabenmanagement über die elektronischen Arbeitsmappen führt wegen des Wegfalls der traditionellen 'Papierschlacht' und des 'Bandsalats' im Kanzlei-Ablauf zu unmittelbaren Effizienzsteigerungen.

Zu Beginn der Nutzung eines Programms zur Spracherkennung muss zum „trainieren“ des Spracherkennungsprogramms sowie eine gewisse Eingewöhnung des Autors zunächst etwas Aufwand investiert werden. Zu Beginn ist also der Gesamtaufwand zunächst etwas höher. Mit sich durch das „lernende“ System verbessernder Erkennungsqualität sinkt der Gesamtaufwand nach und nach und führt letztlich zu einer weiteren Arbeitseinsparung.

Es sind zur Zeit eine ganze Reihe verschiedener Spracherkennungslösungen auf dem Markt verfügbar. Einige sind sehr eng mit dem Digitalen Diktieren, wie es in Kapitel 3 beschrieben ist, sowie mit Verwaltungslösungen für digitale Diktat-Dateien im Netzwerk verwoben. Solche gebündelten Lösungen sind im Vergleich zu den Einzelkomponenten oft sehr teuer, zumal für LawFirm® Anwender die netzwerkweite Verwaltung der digitalen Diktate und des diesbezüglichen Arbeitsfortschritts durch die Integration der Diktier- und Spracherkennungs­komponenten in die (bereits im Grundumfang von LawFirm® Professional enthaltene) elektronische Akte und die elektronischen Arbeitsmappen bereits gelöst ist.

Marktführend im Bereich der Spracherkennung sind die Produkte IBM ViaVoice 10, das teilweise von verschiedenen anderen Herstellern zu eigenen Lösungen integriert und erweitert wurde, sowie das Produkt Dragon Naturally Speaking. Beide lassen sich auch zusammen mit LawFirm® einsetzen.

 

Tipp: In der Broschüre "Digitales Diktieren und Spracherkennung", die dem kostenlosen LawFirm®-Professional Testsystem beiliegt, finden Sie weitere Details zu diesem Thema - hier kostenlos anfordern...

 

Unsere Empfehlung:

Auf der Grundlage eigener Tests, eines Vergleichstests der Stiftung Warentest, einer Rezension im Mitglieder-Brief des Bayerischen Anwaltverbands (Ausgabe 5/2007) und des guten Preis-/Leistungsverhältnisses empfehlen wir die Software "VoicePro" von Linguatec. In der Legal Edition ist ein umfangreicher juristischer Sprachschatz sowie eine hochwertige Diktiermikrofon & Kopfhörer-Kombination als USB-Headset enthalten (zusammen mit LawFirm® Professional- oder -Enterprise-Systemen können Sie dieses Produkt auch über uns beziehen):

         

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

            (Abb. ähnlich)

Informationen zu dem o.a. Vergleichstest finden Sie bei der Stiftung Warentest, dort nach dem Begriff "Spracherkennung" suchen und den Artikel "Zum Diktat, bitte!" vom 02.01.2004 auswählen. Der komplette Text des Tests ist als kostenfreies Download über Linguatec verfügbar.

Die oben angesprochene aktuelle Rezension von VoicePro im Vergleich mit Dragon Naturally Speaking finden Sie im Mitglieder-Brief des Bayerischen Anwaltverbands (Ausgabe 5/2007). Ein Zitat aus dem Fazit: "Selbst das Diktieren einer Aktennotiz in Anwaltssoftware (getestet an LawFirm, RA-Micro aber auch KanzleiOffice) ging schneller und flüssiger, als die mühselige klassische Tipperei."

Eine (schon etwas ältere) Rezension von VoicePro durch einen Anwalt finden Sie hier.

Dokumenten- / Diktatverwaltung und elektronische Akte
Die in LawFirm® integrierte Dokumentenverwaltung ist mit elektronischen Workflows ausgestattet, die vom Posteingang über die Erstellung von Dokumenten bis hin zur Archivierung von Dokumenten in der Akte ein vollelektronisches Arbeiten Realität werden lässt. ...mehr
  • Integrierte adressbezogene und aktenbezogene Dokumentenverwaltung
  • Auch Digitale Diktate und Spracherkennungsdateien werden wie "Dokumente" behandelt
  • Netzwerkweite Dokumentenarchivierung
  • Zielordner für neue LawFirm®-Dokumente frei wählbar (selbstlernend: Einstellung wird bis zur nächsten Neueinstellung beibehalten)
  • Automatische Speicherung des Netzzugriffs (für andere Rechner) bei lokalen Zielordnern
  • Komfortable Dokumenten-Suchfunktion für alle Dateien und Dokumente nach Akten und Adressaten und Inhalt
  • LawFirm®-Search-Engine für die Suche in Dokumenten (soweit sie Text enthalten, z.B. auch als Verwaltungsinformation zu einem Digitalen Diktat im "dss Header") und im Internet mit einem Suchausdruck
  • Suche nach internen und externen (auf Datenträger gespeicherten) Dokumenten über den Inhalt mit mehreren Begriffen und in der Syntax einer Internet-Suchmaschine (z.B. wie bei Google)
  • Der LawFirm®-Dokumentenviewer ermöglicht das "Blättern" durch Dokumente einer Akte und die Dokumentenanzeige noch einfacher als bei der Papierakte, digitale Diktatdateien werden dabei in dem auf dem jeweiligen Rechner installierten Abspielprogramm (Player) wiedergegeben.
  • Die elektronischen Arbeitmappen in LawFirm® (z.B. Posteingangsmappe, Verfügungsmappe etc.), über die jeder Benutzer automatisch verfügt, macht die voll-elektronische Dokumenten- und Diktatbearbeitung zur Realität (Beendigung von 'Papierschlacht' und 'Bandsalat', die  bei papiergebundenem Arbeiten und traditionellem Diktieren unvermeidbar ist; direkte elektronische Verfügungen an Mitarbeiter und Verfügungen an das Sekretariat)
  • Mit LawFirm® (z.B. auf der Grundlage eines Diktats) erstellte Dokumente werden automatisch in die Arbeitsmappe "zur Prüfung" des für die Akte verantwortlichen Sachbearbeiters eingetragen.
  • u.V.m.

Tipp: In der Broschüre "Digitale Sachbearbeitung -Teamarbeit mit Dokumenten und Aufgaben", die dem kostenlosen LawFirm®-Professional Testsystem beiliegt, finden Sie weitere Details zu diesem Thema - hier kostenlos anfordern...

Dokumenten- und Datei-Import für Digitale Diktat- und Spracherkennungsdateien
Besonders praktisch ist der Import von Dokumenten zur Akte und deren Verwendung im Rahmen der Sachbearbeitung in der Akte.
  • Drag und Drop-Import von Digitalen Diktatdateien und Spracherkennungsdateien (gespeicherte Spracherkennungsitzungen) zur direkten Weiterverarbeitung mit den integrierten Workflows der elektronischen Akte
  • Drag und Drop sowie Scannen von beliebigen Dokumenten und Dateien zur Akte machen das Archivieren von Dokumenten sehr einfach
  • Zuordnung und Aufruf von beliebigen externen Dokumenten (insb. aller Microsoft-Office-Dokumente), Sprachaufzeichnungen, Spracherkennungssitzungen, Tabellen, Grafiken, Scann-Dateien, e-mails etc., selbst ausführbaren Programmen (!) zur Akte
  • Scannen der Eingangspost mit sofortiger Weiterverarbeitung mit den elektronischen Dokumenten-Workflows
  • Scannen von Strafakten und Verwendung im Hauptverhandlungs-Termin
  • Import auch von gespeicherten e-mails und Telefax und Aufruf aus der Akte heraus durch einfachen Doppelklick
  • Gescannte Eingangspost drucken statt kopieren ist wesentlich preisgünstiger
  • u.V.m.

Tipp: In der Broschüre "Digitale Sachbearbeitung -Teamarbeit mit Dokumenten und Aufgaben", die dem kostenlosen LawFirm®-Professional Testsystem beiliegt, finden Sie weitere Details zu diesem Thema - hier kostenlos anfordern...

Detail-Informationen im LawFirm®-Professional Testsystem
Ausführliche Details zur netzwerkweiten Zusammenarbeit im Workflow mit Digitalen Diktat- und Spracherkennungsdateien finden Sie in der Broschüre "Digitales Diktieren und Spracherkennung", die dem kostenlosen LawFirm®-Professional Testsystem beiliegt.

Das LawFirm®-Professional Testsystem können Sie hier kostenlos und unverbindlich anfordern...