Softwareauswahl
Nachfolgend möchten wir Ihnen einige Punkte nennen, die wir als Kriterien bei der Auswahl eines Anwaltssystems für wesentlich halten:
Genereller Funktionsumfang
  • Wird der in der Kanzlei benötigte Funktionsumfang grundsätzlich abgedeckt?
  • Sind die Funktionen in dem System so ergonomisch realisiert, dass die Kanzleimitarbeiter diese auch auf Dauer benutzen werden? (müssen sich die Anwender Ziffernfolgen oder Kürzel merken? Sind alle wichtigen Funktionen direkt oder nur durch eine Serie von Dialogen und Fenstern erreichbar?)
  • Sind nur Funktionen enthalten, die es auch bei anderen Systemen schon lange gibt, oder weist das System neuartige Lösungen für die Probleme des Kanzleialltags auf?
  • Werden die Daten über alle Funktionen hinweg integriert genutzt - oder müssen Sie in verschiedenen "Programmen" oder "Modulen" mehrfach erfasst oder bei "Programmwechseln" neu aufgerufen werden?
  • Bietet das System einfache schnelle Übersichten über alle Daten?
  • Sind ausreichende Funktionen zur elektronischen Verwaltung und Bearbeitung der für Ihre Akten relevanten Dokumente (Digitale Diktat- und Spracherkennungsdateien, E-Mails und Anlagen, Eingegangener Schriftverkehr, Faxdateien, PDF-Dokumente etc..) enthalten - und wird die Sachbearbeitung auf Basis dieser elektronischen Dokumente unterstützt?
  • Kann die elektronische Dokumenten-Verwaltung auch zur Verwaltung von Fundstellen im Know-How Management genutzt werden?
  • Kann nach den eingegebenen Daten unter flexibel auswählbaren Kriterien gesucht werden? (z.B. alle Verfahren bei einem Prozessgericht oder alle Aufträge, die auf Empfehlung einer bestimmten Person beruhen)
  • Unterstützt das System künftig immer wichtiger werdende Funktionen für das Kanzlei-Controlling?
  • Wenn Funktionen noch fehlen: ist nach der Update-/Upgrade-Strategie des Herstellers zu erwarten, dass dieser die fehlende Funktionalität nicht nur verspricht, sondern auch in absehbarer Zeit (kostenlos) zur Verfügung stellen wird.

Wie steht es mit Aussagen zu aktuellen Entwicklungen, wie z.B.:

Unterstützung der Anwaltsarbeit
  • Wird durch das System nur die Arbeit des Sekretariats, oder auch die des Anwalts unterstützt? (z.B. durch einfache und schnelle Bereitstellung von Informationen wie etwa Adressen, Kommunikationsnummern, Akten, Aktenkonten, Fremdgelder, offene Liquidationen, Analysen zu Controlling und Kanzleientwicklung, Akquisitionsstatistiken)
  • Kann der Anwalt das System (insbesondere die Such- und Auswertungsfunktionen) ohne lange Schulung (für die er keine Zeit hat) nutzen?
  • Unterstützt das System das Zeitmanagement des Anwalts (z.B. durch eine Vollzeiterfassung mit anschließenden Auswertungen)?
  • Kann die Wirtschaftlichkeit von Mandaten geprüft werden?
  • Stellt das System ausreichende Auswertungen und Umsatzstatistiken zur Bewertung von Mandaten Verfügung?
Flexibilität in Bedienung und Datenzugriff
  • Wird auch ein mobiler Zugriff auf das System unterstützt (unterwegs, zu Hause, am anderen Standort, per WLAN / LTE / UMTS z.B. im Flughafen etc...)?
  • Wird der Benutzer immer auf einen festen Weg gezwungen oder kann er seine Arbeitsschritte frei (so wie es für ihn am einfachsten ist) festlegen? Sind die Abläufe am entsprechenden 'Papiervorgang' orientiert oder verlangt das System besondere, nicht aus der Sache heraus erforderliche Arbeitsschritte? (z.B. explizites Speichern nach jeder Eingabe etc.)
  • Gibt es einfach zu handhabende Korrekturmöglichkeiten, auch wenn die betreffenden Daten vor längerer Zeit eingegeben wurden?
  • Können oft anfallende Daten (z.B. Gebühren in Akten) jederzeit eingegeben werden, oder ist die Eingabe auf bestimmte Funktionsabläufe (z.B. Erstellung einer Liquidation) beschränkt?
  • Können auf alle Daten (auch zum Beispiel den Kanzleikalender) mehrere Benutzer gleichzeitig zugreifen? Werden die von einem Benutzer in einem Datensatz vorgenommene Änderungen sofort und automatisch auch bei den anderen Benutzern angezeigt, die denselben Datensatz auf dem Bildschirm haben?
  • Besteht die Anwendung aus einem voll integrierten Programmsystem oder (wie frühere DOS-Programme) aus mehreren Programmen, die immer wieder gesondert gestartet/aufgerufen werden müssen?
  • Kann aus allen Programmteilen heraus auf alle Daten zugegriffen werden, oder ist der Zugriff auf die Daten des Programmteils beschränkt, an dem man gerade arbeitet (integrierte relationale Datenbank oder alte DOS-Datenstrukturen)?
Ergonomie
  • Ist der Zugang zu allen Funktionen einfach gestaltet? Sind die Wege kurz und leicht zu merken (Funktionen im Datenzusammenhang)?
  • Ist der Zugang zu Daten (z.B. Adressen und Akten) einfach und schnell möglich oder muss der Benutzer sich zu Daten jeweils Hilfsinformationen merken - (z.B. Adress- oder Akten-Nummern)?
  • Können einzugebende Daten, soweit sie im System schon vorhanden sind (Beispiele: Beteiligungsarten bei Akten, Dezernate und Bearbeiter zur Akte) aus Rollbalken im Klartext ausgewählt werden, oder muss sich der Benutzer hierfür kryptische Kürzel merken?
  • Werden die für eine Funktion benötigten / einzugebenden Daten gleichzeitig (synoptisch) dargestellt, oder zerstückelt in einzelnen jeweils gesondert zu öffnenden Fenstern?
  • Wird von dem System die Plausibilität der Benutzereingaben geprüft oder kann der Benutzer (versehentlich) datentechnischen 'Unsinn' eingeben (zum Beispiel ein Wort, wo ein Datum erforderlich ist)?
  • Lassen sich Operationen sehr einfach rückgängig machen?
  • Ist nach jeder Eingabe ein gesondertes Speichern erforderlich (Gefahr des Datenverlustes, wenn die Taste vergessen wird)?
  • Sind Mussfelder in den Eingabeformularen klar gekennzeichnet?
Aktuelle und sichere Technik
  • Basiert das System auf moderner Technik, oder liegen Techniken und Strukturen zugrunde, die 10 Jahre oder älter sind?
  • Werden die Daten in einem modernen relationalen Datenbanksystem, oder in Textdateien bzw. einem technisch überholten ISAM-System gespeichert?
  • Stammen das Entwicklungssystem sowie die Datenbank von einem großen (und finanzkräftigen) Hersteller, von dem zu erwarten ist, dass er das System noch lange unterstützen wird?
  • Werden die Daten voll verschlüsselt oder offen auf der Festplatte des Servers abgelegt? (Schutz vor unbefugtem Datenzugriff)
  • Ist das System stabil oder muss jederzeit mit Programmabstürzen gerechnet werden?
  • Arbeitet das System mit Word-Makros (und entsprechenden Symbolen in Word), so dass das vorhandene Word-System mit der Installation des Anwaltsprogramms wesentlich verändert ('verbogen') wird?
Wirtschaftlichkeit, Kosten
  • Wie steht es mit den Gesamtkosten des Systems (neben Lizenz- und Pflegegebühren gibt es noch viele weitere Faktoren)? - mehr...
  • Sind die Hardwareanforderungen für das System hoch?
  • Wird eine bestimmte Windows-Version benötigt (z.B. Windows 2000, XP oder Vista) oder kann mit vorhandenen Lizenzen (z.B. für Windows 98) gearbeitet werden?
  • Kann im Hinblick auf den wesentlich geringeren Administrationsaufwand mit Windows 98, 98SE, ME, XP Home Edition gearbeitet werden oder ist zwingend ein komplexeres System (XP Professional / Vista) oder gar ein echtes Server-Betriebssystem erforderlich?
  • Gibt es eine Möglichkeit, vorhandene Linux- oder Macintosh-Arbeitsplätze für das System mit zu nutzen?
  • Wird das System als Komplettsystem oder in einzelnen, jeweils kostenpflichtigen Modulen verkauft?
  • Wird eine Installation durch den Hersteller benötigt? Wie teuer ist diese?
  • Wird eine Schulung durch den Hersteller benötigt? Wie teuer ist diese, wie viele Tage werden realistisch für die Schulung benötigt?
  • Liefert der Hersteller die Programmdokumentation kostenlos mit, oder muss diese gesondert bezahlt werden?
  • Wird die benötigte Datenbank vom Hersteller gesondert berechnet?
  • Sind in den Programm-Updates (in der Softwarepflegepauschale) auch Updates der Dokumentation sowie relevante neue Funktionen enthalten (oder nur Fehlerbehebungen und optische Änderungen) ?
Service
  • Verfügt der Hersteller über eine leistungsfähige Bedienungs- und Störungshotline, die auch tatsächlich erreichbar ist? (Was sagen die Erfahrungen von Kollegen, die das System einsetzen?)
  • Sind bei dem System teure Vor-Ort-Einsätze von Technikern erforderlich, oder ist das System so gestaltet, dass sich alle Probleme telefonisch lösen lassen?
  • Werden dem Benutzer von dem System Werkzeuge (Programme) zur Verfügung gestellt, mit denen er sich in vielen Fällen selbst helfen kann?
  • Ist die Dokumentation des Systems so gemacht, dass man damit tatsächlich arbeiten kann?
Service für Ihre Software-Auswahl: Links zu Software-Angeboten für Kanzleien
  • Eine Zusammenstellung relevanter Internet-Links finden Sie hier...
Detail-Informationen im LawFirm®-Professional Testsystem
Ausführliche Details zu den vielfältigen Lösungen und Funktionen finden Sie in den verschiedenen Themen-Broschüren und Schulungsvideos, die dem kostenlosen LawFirm®-Professional Testsystem beiliegen. Damit können Sie sich auch in Ruhe selbst einen Eindruck zur Anwendbarkeit der o.g. Kriterien auf LawFirm® verschaffen.

Das LawFirm®-Professional Testsystem können Sie hier kostenlos und unverbindlich anfordern...